Komponenten

E-Mails an einen neuen Mitarbeiter weiterleiten

MS Outlook: Ein Posteingang für alle E-Mail-Konten mit Regel

MS Outlook: Ein Posteingang für alle E-Mail-Konten mit Regel
Anonim

Oft habe ich E-Mails gesendet zu alten Firmenkontakten und bekam keine Antwort, nur um irgendwann zu erfahren, dass sie dort nicht mehr arbeiten. Vergeuden Sie nicht die Zeit Ihrer Kunden, die darauf warten, zurück zu hören; Legen Sie Regeln für die E-Mail-Weiterleitung auf Ihrem Server fest, damit ein aktueller Mitarbeiter die Nachricht erhält und antworten kann.

Der Prozess hängt vom E-Mail-Host ab. Die meisten kleinen Unternehmen haben jedoch Zugriff auf ein Online-Steuerungsfeld. Loggen Sie sich dort ein und öffnen Sie den Postweiterleitungsabschnitt. Wählen Sie die Option zum Hinzufügen einer Weiterleitungsregel und geben Sie die Adresse des alten Mitarbeiters ein. Geben Sie die Zieladresse für Sie oder einen aktuellen Mitarbeiter ein. Speichern Sie die Ergebnisse.

.

Erstellen Sie in Outlook auf Ihrem PC eine Regel zum Speichern dieser weitergeleiteten Nachrichten in ihrem eigenen Ordner. Wählen Sie Datei, Neu, Ordner und benennen Sie es mit dem alten Mitarbeiter. Klicken Sie unter Werkzeuge, Regeln und Warnungen auf Neue Regel. Wählen Sie Prüfen Sie Nachrichten, wenn sie ankommen, und klicken Sie auf Weiter. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für mit bestimmten Wörtern in der Adresse des Empfängers, und klicken Sie dann in Schritt 2 auf die markierten spezifischen Wörter. Geben Sie die vollständige Adresse des alten Mitarbeiters ein. Klicken Sie auf Hinzufügen, klicken Sie auf OK, und klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie und verschieben Sie es in den angegebenen Ordner. Klicken Sie in Schritt 2 auf. Wählen Sie den neuen Ordner, klicken Sie auf OK, und klicken Sie auf Beenden. Klicken Sie auf Anwenden.

Ich bevorzuge diese Einrichtung, damit sich ein neuer Mitarbeiter dem Client vorstellen und diese Mail getrennt halten kann. Sie können jedoch auch einen automatischen Beantworter hinzufügen, um sofort mit den neuen Kontaktinformationen an den Absender zu antworten. Rufen Sie einfach den Auto-Responder-Bereich auf dem Kontrollfeld des Hosts auf, geben Sie die Adresse des alten Mitarbeiters ein, geben Sie Ihre neue Adresse in das Feld Von ein und erstellen Sie den Rest der Nachricht.