Expensify vs. shoeboxed: Welcher Expense Manager passt zu Ihnen?

Unabhängig davon, ob Sie eine Einzelperson, Teil einer Organisation oder ein Geschäftsinhaber sind, entstehen Ihnen Kosten, und Sie müssen dafür verantwortlich sein. Es ist so leicht, einen Eintrag zu vergessen und sich zu merken, wo Ihr Gehaltsscheck verschwunden ist.

Dies scheint ein universelles Problem zu sein, und so gut wie jeder, den ich kenne, sucht nach einem System zur Erfassung von Ausgaben. Zwar müssen alle uns entstandenen Kosten erfasst werden, doch muss der Vorgang auch einfach und schnell sein. Je umständlicher es ist, Ausgaben zu erfassen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie dies vermeiden.

Aus diesem Grund werden wir uns zwei der beliebtesten Ausgabenverfolgungs- und Manager-Apps ansehen, die auf dem Markt erhältlich sind. Unsere Mission wird es sein, am Ende dieses Beitrags zu einem Abschluss zu gelangen, sollten wir uns dafür entscheiden, dies zu akzeptieren. Hoffentlich mit einem Gewinner.

Die Anwärter sind Expensify und Shoeboxed. Mal sehen, welcher Kostenmanager für Sie richtig ist.

Besuchen Sie Expensify

Besuchen Sie Shoeboxed

1. Plattformübergreifende Kompatibilität

Dies ist eines der ersten Dinge, die ich überprüfe, wenn ich nach einem neuen Tool oder einer App suche. Unterschiedliche Menschen haben unterschiedliche Bedürfnisse. Einige lieben Android, andere schwören auf iOS. Es gibt Windows-Benutzer und dann gibt es Leute, die auf Dinge in einem Browser zugreifen möchten. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie als Teil eines Teams arbeiten.

Sowohl Shoeboxed als auch Expensify sind auf Android- und iOS-Plattformen verfügbar. Sie können sie auch problemlos in jedem Browser Ihrer Wahl verwenden. Auf diese Weise können Sie Ihre Belege jederzeit synchronisieren.

2. Preisübersicht

Ein weiterer wichtiger Faktor, der berücksichtigt werden muss, insbesondere wenn Sie nach einer skalierbaren Lösung suchen, ist die Preisgestaltung. Bei Hunderten und Tausenden von Mitarbeitern kann die Anzahl der Einträge und Ausgaben schnell über das Dach steigen.

Shoeboxed bietet drei Hauptpläne an. Es gibt einen Plan für Freiberufler (Einzelbenutzer), der bei 15 USD / Monat beginnt und das Scannen und Speichern von bis zu 50 Dokumenten / Monat ermöglicht. Wenn Sie ein kleines Unternehmen oder ein junges Startup sind, entscheiden Sie sich für den Classic-Tarif für zwei Benutzer zu 39 US-Dollar, bei dem Sie bis zu 150 Dokumente pro Monat erhalten.

Schließlich gibt es einen Business-Plan für 69 USD / Monat, bei dem Sie 500 Dokumente / Monat mit 3 Benutzern erhalten. Es gibt auch einen Teamplan, der bei 9, 95 USD / Benutzer beginnt.

Auf der anderen Seite geht Expensify einfacher vor und begrenzt die Anzahl der verfügbaren Pläne. Der Einzelplan beginnt bei 4, 99 US-Dollar / Monat, wobei die gescannten Belege unbegrenzt sind. Für Teams gibt es einen 10 USD / Nutzer-Plan, und dann gibt es einen Unternehmensplan, der bei 18 USD / Nutzer beginnt. Es gibt auch eine Unternehmenslösung, für die Sie eine E-Mail senden oder mit einem Kundenvertreter sprechen müssen.

Expensify hat eine kostenlose Version mit 10 Scans / Monat, während Shoeboxed mit dem kostenlosen Konto 5 Dokumente / Monat anbietet. Nicht schlecht, um den Service zu testen.

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3. Benutzererfahrung

Da die meisten von uns Smartphones zum Scannen von Spesenbelegen verwenden, habe ich hier begonnen. Shoeboxed App ist nicht sehr einfach zu bedienen. Die Benutzeroberfläche war etwas kompliziert und es gab keine Features und Anleitungen. Expensify hingegen verfügt über eine übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche mit Schwerpunkt auf Einfachheit und Geschwindigkeit.

Obwohl ich bei beiden Apps keine Verzögerungen feststellen konnte, war ich froh, mit Expensify herumzuspielen als mit Shoeboxed. In letzterem Fall waren die Optionen beschränkt, und es gab keine Möglichkeit, Währungen zu verwalten oder zu ändern.

Einige Leute müssen ab und zu ins Ausland reisen, um an Meetings teilzunehmen und was nicht. Bei aktiviertem Standort erkennt und ändert Expensify Währungen im laufenden Betrieb.

4. Eigenschaften

Die Grundfunktionalität bleibt gleich. Sie scannen einen Spesenbeleg und die App sammelt alle wichtigen Details wie Preis, Artikel und Menge, um eine digitalisierte Version des Belegs zu erstellen, die mit Ihrem Cloud-Konto synchronisiert wird.

Während beide Apps die Möglichkeit hatten, Quittungen nach Reisen zu ordnen, verfügte Expensify über eine Registerkarte mit Berichten, die sich als äußerst praktisch erweisen wird. Wie? Sammeln Sie alle Belege, während Sie auf Geschäftsreise sind, erstellen Sie einen Bericht und reichen Sie ihn zur Genehmigung ein. Wenn es gelöscht ist (direkte Einzahlung oder PayPal) und Sie bezahlt werden, werden Sie benachrichtigt. Das ist kraftvoll und einfach zugleich.

Mit Expensify konnte ich Kategorien erstellen, um meine Ausgaben wie Essen, Transport und Unterkunft weiter zu klassifizieren. Wir verwenden normalerweise unsere Kreditkarten, um Zahlungen zu tätigen, da diese bargeldlos, schnell und bequem sind. Mit Expensify konnte ich meine Kreditkartenabrechnung auch direkt importieren.

Mit Shoeboxed können Sie den Kilometerstand nachverfolgen, mit Expensify können Sie jedoch auch die Zeit nachverfolgen, was nützlich sein kann, wenn Sie Stunden gegen Dollar eintauschen. Darüber hinaus verfügt Expensify über eine Tagessatzfunktionalität, bei der eine Person ein Tagegeld erhält und die Sie mit der App täglich nachverfolgen können.

Shoeboxed hat eine Funktion, die Expensify fehlt. Wenn Sie eine Reihe von Belegen haben und keine Zeit zum Scannen haben, senden Sie diese alle in einem Umschlag an Shoeboxed. Diese werden dann gescannt und auf Ihr Konto hochgeladen. Auf diese Weise können Sie Rückstände beseitigen und auf den neuesten Stand bringen.

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5. Integration durch Dritte

Sowohl Shoeboxed als auch Expensify lassen sich in eine Reihe von Apps und Software von Drittanbietern integrieren, aber Expensify ist hier führend. Beide lassen sich in Buchhaltungssoftware wie Quickbooks, Intuit und Xero integrieren, Expensify verbindet sich jedoch auch mit Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber und mehreren anderen beliebten Diensten.

Expensify vs. Shoeboxed: Urteil

Inzwischen sieht es so aus, als ob Shoeboxed in Bezug auf die beste Spesenmanager-App weit hinterherhinkt. Ich fand, dass Expensify nicht nur für Freiberufler gut ist, sondern auch für Startups, Unternehmen und Konzerne, die nach einer skalierbaren Unternehmenslösung suchen.

Expensify hat diesen Kampf gewonnen, da die Anzahl der gescannten Belege, der Offline-Support, die Integration von Drittanbietern und die Benutzerfreundlichkeit unbegrenzt sind. Es gibt jedoch auch andere Anwärter in der Branche, auf die ich in einem späteren Leitfaden eingehen werde.

Als nächstes: Gehst du auf eine Reise? Suchen Sie nach Reisekostenmanager-Apps, bevor Sie die Reise antreten? Weiter unten finden Sie einen Artikel über tolle Reisekosten-Apps für die Android-Plattform.