E-Signaturen: Das komplette Handbuch zum papierlosen Signieren

Ihre besten Pläne, papierlos zu arbeiten, kommen zum Stillstand, wenn Sie die Unterschrift eines Mitarbeiters in einem Dokument benötigen. Bei diesem Prozess wird das Dokument normalerweise gedruckt, selbst signiert, an die andere Partei gefaxt und darauf gewartet, dass sie es drucken, signieren und faxen - wo es noch ein drittes Mal gedruckt und für immer in einem Schrank abgelegt wird.

Es ist ein antiquiertes Regime. Es ist viel Arbeit. Aber ist ein besserer Weg.

Elektronische Signaturschemata sind ein großes Geschäft geworden. Laut DocuSign CMO Dustin Grosse ist der e-signing-Sektor bis zum Ende des Jahrzehnts auf dem besten Weg, im Norden von 5 Milliarden US-Dollar zu wachsen. E-Signing-Tools stellen eine hochtechnologische und dringend benötigte Antwort auf die enormen Ineffizienzen beim Umgang mit physischen Signaturen dar.

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Die Systeme unterscheiden sich von Provider zu Provider Die allgemeine Idee dahinter ist dieselbe. Sie laden ein Dokument - Word, PDF oder sogar eine Bilddatei - zu einem Onlinedienst hoch und markieren es mit speziellen Anmerkungen, an denen die Signaturen schließlich erscheinen müssen. Der Service sendet diese markierte Datei an Ihre angegebenen Empfänger, die sie dann mit ein paar Klicks "signieren", entweder mit kursiven Schriften oder mit einem Scrawl, das sie mit der Maus (oder einem Finger, mit einem Tablet) im laufenden Betrieb zeichnen. Wenn Sie fertig sind, wird die signierte Datei an Sie zurückgeschickt, die Mission ist abgeschlossen.

Die Benutzer unterzeichnen e-Verträge in Scharen. EchoSign sagt, es verarbeitet jetzt 1,5 Millionen Dokumente pro Monat, und diese Zahl steigt.

Ist das wirklich legal?

Es klingt sicher schnell und bequem - und es schlägt den Rummel um den Umgang mit registrierten Mails - aber Sind e-signierte Verträge legal? Werden sie sich vor Gericht wie ein mit Tinte beflecktes Papier halten? Ob Sie ein Unternehmen sind, das digitale Dokumente erzeugt, die signiert werden sollen, oder ein Verbraucher, der sie mit einem Mausklick signiert, ist die Antwort definitiv ein Ja.

Das EchoSign-Setup kann Ihre tatsächliche Signatur entweder mit einer Maus aufzeichnen oder ein Stift.

Mit dem ESIGN Act, der elektronischen Signaturen das gleiche rechtliche Gewicht wie handgeschriebenen gab, unternahm die US-Regierung bereits im Jahr 2000 den größten Schritt zur Lösung der rechtlichen Fragen der elektronischen Signaturen. Das staatliche Recht hat in den meisten Fällen ihre Gültigkeit bestätigt.

Wie der Anwalt von Louisiana, Andrew Legrand, in diesem Staat feststellt, "muss das elektronische Zeichen für die elektronische Signatur 1) von der Person mit 2) die Absicht, den Datensatz zu unterschreiben, unterscheidet sich nicht wesentlich von einer handschriftlichen Unterschrift, im Wesentlichen ist nicht die eigentliche Marke, sondern die Bedeutung hinter der Marke wichtig. "

Sind e-Signaturen für alles gut genug? Fast. Legrand sagt: "Die einzigen Dokumente, von denen ich Originale halte, sind Testamente und Schuldscheine. Dies sind die einzigen Dokumente, die mir Sorgen machen würden, nur digitale Kopien zu haben. Sie sind einfach zu wichtig."

Wie ernst sind die Gerichte elektronische Unterschriften nehmen? Legrand: "Es ist wichtig zu erkennen, dass Bundesrichter digitale Signaturen auf allen ihren Bestellungen verwenden. Wie Sie vielleicht wissen oder nicht, sind diese Gerichte papierlos. Wenn ein Richter eine Bestellung" unterzeichnet ", verwenden sie PDF-Software, um eine elektronische zu platzieren "Würden die Bundesgerichte elektronische Signaturen verwenden, wenn sie glaubten, dass sie weniger Gewicht als eine handschriftliche Unterschrift tragen?"

Tatsächlich haben die meisten Gerichte dies mit Urteilen bestätigt, die E-Signaturen sind Legal wie Tintenpatronen.

Aber wer macht das Signieren?

Das DocuSign-Setup.

Abgesehen von einigen wichtigen rechtlichen Dokumenten - wenn Sie Ihr Prenup fertigstellen, werden Sie es wahrscheinlich auf Papier machen wollen Verträge können sicher elektronisch abgewickelt werden. Die Ausnahme ist alles, was notariell beglaubigt werden muss.

In der Tat ist eine Unterschrift nicht nur eine Marke, die besagt, dass Sie den Bedingungen eines Vertrags oder einer finanziellen Transaktion zustimmen. Es dient auch dazu, Ihre Identität zu verifizieren - deshalb müssen Sie doch Kreditkartenbelege signieren. Aber in vielen dieser Fälle ist Identität nicht wirklich so groß. In Fällen, in denen es sich um wichtige Finanztransaktionen, Geschäftsvorgänge oder legale Einreichungen handelt, ist ein Notar erforderlich, um sicherzustellen, dass Sie, die Person, die das Dokument signiert, tatsächlich sind.

Das ist ein Problem beim elektronischen Signieren. Bis heute haben elektronische Signaturdienste keine gute Alternative zum Notar gefunden, die ein archaischer und zeitraubender Rückschritt bleibt, der wahrscheinlich noch Jahrzehnte dauern wird. Bei vielen Transaktionen mit hohen Dollarbeträgen existieren E-Signaturen jetzt neben physischen - und in manchen Fällen müssen Sie ein Dokument auf beide Arten signieren. Versuchen Sie, eine neue Hypothek zu bekommen, und Sie werden sehen, was ich meine.

E-Signatur-Optionen

Mit DocuSign können Sie auswählen, welche Signatur verwendet werden soll.

E-Signaturen finden auf allen Arten von Geschäftsdokumenten ein Zuhause. Von einfachen Serviceverträgen bis hin zu komplexen Immobilientransaktionen werden elektronisch signierte Dokumente mittlerweile zum Standard-Betriebsverfahren.

Cheronn Collins, die eine Fotoautomatverleihfirma in Washington, DC, betreibt, sagt, dass sie elektronische Verträge abgeschlossen hat, um mehr als 30 Anmietungen zu schließen Datum. "Bis jetzt", sagt sie, "habe ich kein negatives Feedback von meinen Kunden erhalten."

Wenn Sie ein Dokument haben, das signiert werden muss, müssen Sie es nicht selbst zusammensetzen. Sie können zwar technisch eine PDF- oder Word-Datei senden und sie mit einer Maus-Signatur annotieren, dies ist zwar legal, aber eine klobige Art, die Aufgabe zu erledigen.

Eine Vielzahl von Cloud-basierten Diensten Es ist Ihnen gelungen, den steigenden e-signing-Prozess zu nutzen, den gesamten Prozess zu vereinfachen und zusätzliche Funktionen hinzuzufügen, die die Vertragsverwaltung vereinfachen und vollständig online sind. Viele Dienste bieten sogar mobile Apps an, bei denen die Empfänger per Fingertipp auf ihrem Smartphone oder Tablet signieren können (besonders praktisch für den persönlichen Kontakt). Die Preise sehen zwar überall so aus, aber die meisten dieser Dienste bieten einen $ 20-pro-Benutzer-pro-Monat-Plan für kleine Unternehmen. Eine einfache Testversion mit fünf Dokumenten pro Monat, um einen einzelnen Benutzer zu starten, ist ebenfalls die Norm.

Hier sind die Hauptakteure im e-Signing, und hier sehen Sie, wie ihre Tools funktionieren.

DocuSign

Docusign

Die von Google unterstützte DocuSign-Lösung ist ein umfassender Service-Provider für die Immobilienbranche und bietet einen unkomplizierten und funktionsreichen Service, den sich jedes Unternehmen einfach vorstellen sollte. Laden Sie Dateien auf DocuSign hoch (DocuSign legt Ihre Dateien in "Umschläge", die Sie als Gruppe senden können), ziehen Sie die Unterschriftsfelder per Drag-and-Drop auf die Dokumente, in denen Sie diese Autogramme haben möchten. DocuSign sendet die Dokumente dann per E-Mail an die von Ihnen angegebenen Empfänger. Sie können auch Mahnungen festlegen, die Ihre Empfänger auf E-Eign ausrichten, und festlegen, dass Dokumente ablaufen, wenn sie nicht rechtzeitig signiert wurden. Über ein Dashboard können Sie alle ausstehenden und abgeschlossenen Verträge nachverfolgen. iOS- und Windows 8-Tablet-Versionen sind verfügbar. Die Tarife reichen von einem kostenlosen (sehr einfachen Dienst) bis zu 20 $ pro Benutzer pro Monat.

EchoSign

Signaturoptionen in EchoSign

EchoSign, das 2011 von Adobe erworben wurde, ähnelt DocuSign sehr stark und ist mit diesem vergleichbar in vielerlei Hinsicht. Sie laden Dokumente hoch, legen Signaturorte fest (oder geben am Ende nur eine Signatur an) und verschicken Verträge per E-Mail. Über ein einfaches Dashboard können Sie den Status aller ausgehenden und eingehenden Verträge verfolgen.

Zu ​​den interessanten Funktionen von EchoSign zählen die Möglichkeit, Fax-Signaturen für Empfänger zu integrieren, die eine manuelle Signierung bevorzugen, sowie eine zusätzliche Überprüfungsebene verlangen, dass der Empfänger ein von Ihnen angegebenes Passwort oder andere persönliche Informationen wie die letzten vier Ziffern seiner Sozialversicherungsnummer eingibt. Die Integration mit verschiedenen Adobe-Produkten ist natürlich eine attraktive Option für PDF-zentrierte Shops. iOS- und Windows 8-Tablet-Versionen sind verfügbar. Die Pläne reichen von kostenlosen (sehr einfachen Service) bis 399 $ pro Monat.

Sertifi

Dieser etwas einfachere Dienst ist nicht so schön, aber Sertifi verfügt über die meisten Grundfunktionen, die Sie für ein E-Signing-System benötigen, wenn Ihnen die beiden Hauptspieler nicht zusagen. Dokumente können vollständig elektronisch signiert oder gedruckt, signiert und gefaxt werden. Sie werden hier keine schicken Dashboards finden, aber Dateien können immer noch über Sertifi verfolgt und auf der Website archiviert werden. Die Pakete reichen von kostenlosen (sehr einfachen Service) bis zu 199 $ pro Monat.

RightSignature

Bemerkenswert als eine etwas billigere Alternative zu den oben genannten ($ 14 pro Monat erhalten Sie unbegrenzten Versand für einen einzigen Benutzer anstelle der üblichen 20 $), RightSignature bietet alle Funktionen seiner teureren Gegenstücke, so dass Sie Feldpositionen für Signaturen, Initialen und Datumsangaben für komplexe Verträge festlegen und festlegen können, wann Verträge ablaufen - obwohl alle Signaturen von Hand gezeichnet und nicht getippt werden müssen.

RightSignature enthält auch ein Online-Formularbuilder, mit dem Empfänger detailliertere Vertragsinformationen (Telefonnummer, Adresse usw.) ausfüllen können, praktisch, wenn Sie Ihren e-Signatur-Service verwenden möchten, um viele Standarddokumente zu generieren, die Signaturen benötigen, z Mitgliedschaft Vereinbarungen für ein Fitnessstudio oder Mietschäden Verzicht. Ein Dashboard ist enthalten. Eine iOS-Version ist verfügbar. Die Tarife reichen von kostenlosem (sehr einfacher Service) bis zu 49 $ pro Monat (unbegrenzter Service für 10 Absender).