Dump den Aktenschrank und Scannen Sie Ihre wichtigen Papiere

Sue Bulot will Rat über digitalisieren alle wichtigen Papiere.

Sie können nicht alle Ihre wichtigen Papiere loswerden, aber mit einem Aktenvernichter und einem Scanner können Sie sie auf eine Handvoll reduzieren. Natürlich müssen Sie wissen, was Sie behalten sollten, was Sie scannen sollten, was Sie zerkleinern sollten und was sicher in das Recycling geworfen werden kann.

Sie sollten Ihr Original von Geburts- und Sterbeurkunden, Pässen und anderen Bürgerrechten aufbewahren Dokumente und Ihren aktuellen Willen. Aufgrund der so genannten besten Beweisregel sollten Sie Verträge auch in ihrer ursprünglichen Form beibehalten. Gerichte akzeptieren normalerweise eine Kopie eines Vertrags, aber wenn es zwei widersprüchliche Versionen eines Vertrags gibt, hat der, der keine Kopie ist, ein größeres Gewicht.

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Was ist mit Steuerunterlagen? Zwei verschiedene Buchhalter sagten mir, dass ein eingescanntes Dokument kein Problem mit dem IRS wäre. Aber als ich den IRS anrief, empfahl ein Kundendienstmitarbeiter, dass ich die Originalformulare drei Jahre lang aufbewahre.

Sie könnten sie immer noch nach Backup durchsuchen und für eine einfachere Referenz, besonders wenn Sie und Ihre Papiere werden physisch für eine lange Zeit getrennt.

Sie sollten Ihre Kontoauszüge und Kreditkartenrechnungen vernichten, sobald Sie damit fertig sind. Wenn diese in die falschen Hände geraten, könnte Ihre Identität gestohlen werden. In dem unwahrscheinlichen Fall, dass Sie eine alte Abrechnung benötigen, verfügt Ihre Bank oder Ihr Kreditkartenunternehmen über Aufzeichnungen.

Alles, was Sie behalten möchten, kann gescannt werden, und Sie können dann das Original entsorgen. Wenn dieses Original Ihre Unterschrift, Ihr Bankkonto, Ihre Kreditkarte oder Ihre Sozialversicherungsnummer enthält, shredden Sie es, bevor Sie es in den Papierkorb legen.

Es empfiehlt sich, Dokumente in PDF-Dateien zu scannen, da das Format allgemein akzeptiert ist um Blätter zu emulieren. Wenn Ihr Scanner nicht mit einer PDF-Erstellungssoftware geliefert wurde, können Sie die "Kopier" -Software Ihres Scanners (die direkt zu Ihrem Drucker scannt) in Verbindung mit einem Druck-zu-PDF-Programm verwenden. Für den späteren empfehle ich den kostenlosen CutePDF Writer. Sie müssen auch GPL Ghostscript installieren (ebenfalls kostenlos). CutePDF wird Windows als Drucker angezeigt, und Sie können Ihrem Kopierprogramm einfach mitteilen, den CutePDF-Drucker zu verwenden.

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