Doo for Mac Review: Leistungsstarker Ansatz für das Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement ist nach wie vor eines der Allerheiligsten in der modernen Tech-Welt, und jedes große Tech-Unternehmen scheint eine andere Lösung dafür zu haben. Apples iCloud verzichtet mit seinem einfachen, aber unzugänglichen Ansatz vollständig auf die Dateistruktur. Dann haben wir Google mit Google Drive und dessen Ansatz „Teilen mit allen“, der wiederum Dropbox sehr ähnlich ist, einer weiteren äußerst beliebten Plattform zum Teilen von Dateien und Dokumenten im Internet und auf verschiedenen Computern.

Infolge all dieser Dienste verfügen wir höchstwahrscheinlich alle über Dokumente, die über alle verteilt sind. Dies kann das Auffinden und Organisieren von Dokumenten zu einer ziemlichen Belastung machen. Hinzu kommt, dass die meisten von uns immer noch physische Dokumente bei sich haben, die wir auch nur schwer organisieren können, und dass Sie das perfekte Rezept für Büro-Chaos haben.

Um dieses Problem zu lösen, hat Doo.net vor einigen Monaten ein Projekt gestartet, das nun endlich in Form von nativen Apps für Mac, Windows 8 und mobile Geräte eingeführt wird (diese sind in Kürze erhältlich).

Die App, kurz DOO genannt, bietet einen einzigartigen Ansatz für die Organisation von Dokumenten. Sie verwendet eine Reihe intelligenter Tools und Algorithmen, um nicht nur digitalen, sondern auch physischen Dokumenten eine gewisse Ordnung zu verleihen.

Die Idee hinter DOO

Auf dem Mac kann die kostenlose App aus dem Mac App Store heruntergeladen werden. Nach der Installation werden Sie von DOO aufgefordert, einen Ordner für die App zu erstellen, in dem alle Ihre Inhalte zentralisiert werden.

Im nächsten Schritt erfahren wir, wie intelligent die App bei der Dokumentenverwaltung ist: Anstatt nur zu versuchen, ein anderer Dokumentensynchronisierungsdienst zu sein, stellt DOO eine Verbindung zu Ihren vorhandenen Diensten her und ruft die darin enthaltenen Daten ab, ohne sich mit der eigenen Organisation und zu vermischen / oder Struktur.

Zu den unterstützten Diensten zählen Dropbox, Google Drive, Ihre lokalen Ordner und sogar Ihre E-Mail-Konten, von denen Dokumente an Ihre E-Mail-Nachrichten angehängt werden.

Wie sich DOO verhält

Sobald Ihre Ordner und Konten mit der App verknüpft wurden, werden sie gelesen und indiziert. Hier kommen einige der innovativsten Tools von DOO ins Spiel: Die App verwendet eine Reihe intelligenter Algorithmen, um alle relevanten Informationen in Ihren Dokumenten zu identifizieren und sie zu klassifizieren.

Hinweis: DOO verwendet OCR (Optical Character Recognition), um die wichtigsten Informationen aus Ihren gescannten physischen Dokumenten zu extrahieren und sie so einfacher zu klassifizieren und zu finden.

Natürlich wäre diese App überhaupt nicht nützlich, wenn Sie das gewünschte Dokument nicht leicht finden könnten. Zum Glück ist die Suchfunktion von DOO nach der Indizierung sofort verfügbar und äußerst genau. Die Ergebnisse werden direkt bei der Eingabe angezeigt und können nach Tags gefiltert werden.

Darüber hinaus können Sie die Zeitleisten-Suchfunktion der App verwenden, mit der Sie Ihre Suche nach Datum eingrenzen können.

Der Rest der App funktioniert wie erwartet, sodass Sie Dokumente nach Belieben sortieren können, sei es durch Synchronisieren des Dienstes, nach Typ, nach Arbeitsbereich und mehr.

DOO bietet außerdem einen optionalen Cloud-Service (Konto erforderlich) an, mit dem Sie alle Ihre Dokumente auf den firmeneigenen Cloud-Servern speichern und auf allen anderen Geräten verfügbar machen können, auf denen die Anwendung installiert ist.

Wie die meisten Dienste, mit denen DOO zusammenarbeitet, bietet auch DOO einen kostenlosen Dienst mit einer Reihe von Upgrade-Optionen an. Diese sind noch nicht verfügbar, ihre Preisgestaltung scheint jedoch angemessen zu sein.

Fazit

Obwohl ich am Anfang einige Zweifel hatte, mochte ich schließlich DOO und was es zu erreichen versucht. Umfassende Lösungen sind in der Regel unübersichtlich oder überkompliziert. In diesem Fall haben die Entwickler von DOO eine einfache und benutzerfreundliche App entwickelt, die den leistungsstarken Service, der dahinter steckt, perfekt nutzt. Ich muss noch sehen, wie sich das Ganze entwickelt, wenn es auf allen Geräten voll verfügbar ist, aber bisher sieht es so aus, als würde es sein Versprechen erfüllen.