DocSend für Outlook - Bessere Kommunikation mit Dokumenten

Häufig senden wir zahlreiche Dokumente mit Microsoft Outlook . Jetzt machen Sie Ihre Kommunikation effektiver mit Dokumenten mit einem Add-On für Outlook, ` DocSend `. DocSend für Outlook macht Dokumente zu einem effektiveren und aussagekräftigeren Kanal für die Kommunikation. Nachdem Sie es installiert haben, können Sie auf Ihre Dateien zugreifen und DocSend-Links ganz einfach erstellen, wenn Sie das meiste benötigen, z. B. beim Senden einer E-Mail. DocSend for Outlook bietet jedoch mehr als nur das Senden von Dokumenten und Anhängen. Lesen Sie weiter, um mehr über dieses neue Add-In für Microsoft Outlook zu erfahren.

DocSend für Outlook

Beginnen wir mit den Grundlagen. DocSend ist keine neue App. Es ist schon seit einiger Zeit hier. DocSend als Add-In für Outlook ist jedoch eine neue Sache. Es ist ursprünglich ein analytisches Werkzeug für Dokumente; vor allem für diejenigen, die Sie per E-Mail senden. Wir wundern uns oft, wenn wir ein Dokument per E-Mail senden; ob die Person das Dokument gesehen hat oder nicht. Außerdem; Für vertrauliche Dokumente machen wir uns weiter Sorgen, wenn der Empfänger des Dokuments es weiter weitergeleitet hat. Mit Hilfe von DocSend können Sie wissen, was mit Ihrem Dokument passiert. Vom Wissen, wann die Person es geöffnet hat, wie oft, ob es heruntergeladen wurde oder nicht und ob es an jemanden weitergeleitet wurde; Mit DocSend können Sie alles verfolgen.

Dieses Tool ist jetzt für Outlook Mail verfügbar. DocSend für Outlook funktioniert genauso, wenn es als Add-In für Outlook Mail verwendet wird. Sie verbindet Ihr DocSend-Konto mit Outlook Mail, um die Dokumentkommunikation zu vereinfachen.

Um DocSend für Outlook zu erhalten, müssen Sie lediglich die Homepage besuchen, um es kostenlos herunterzuladen. Es ist eine Web-App, die in Ihrem Browser geöffnet wird. Melden Sie sich einfach mit dem Tool an.

Sie können jetzt die Dokumente von Ihrem PC, Box, Dropbox, Google Drive und OneDrive auf DocSend für Outlook verknüpfen.

Inside DocSend für Outlook

Nun, wenig mehr über die DocSend-Werkzeug. Nachdem Sie sich bei DocSend angemeldet haben, können Sie das folgende Dashboard sehen:

Das linke Menü des DocSend-Tools besteht aus den Registerkarten Dashboard, Dokumente, Präsentieren, Kontakte, Team und Add-Ins.

DocSend-Funktionen sind wie alle anderen Dokumentfreigabetool. Es erstellt Links für jedes Dokument, das Sie mit Ihren Kontakten teilen. Sie können sogar verschiedene Links für ein einzelnes Dokument erstellen, um den Überblick über Ihr Dokument zu behalten. Jedes Mal, wenn Ihr Empfänger auf den Link klickt, erhalten Sie Statistiken über das Dokument. Die Besuchsstatistik wird beispielsweise in der folgenden Abbildung angezeigt:

So verwenden Sie DocSend für Outlook

Nachdem wir verstanden haben, wie DocSend funktioniert, sehen wir uns jetzt an, wie DocSend für Outlook Mail funktioniert.

Wenn Sie sich bei DocSend angemeldet haben, können Sie das Add-In in Ihrer Outlook-Mail sehen. Klicken Sie auf Neue E-Mail und sehen Sie sich die rechte Seite des neu geöffneten E-Mail-Fensters an. Suchen Sie nach dem folgenden Symbol in Blau.

Wenn Sie auf dieses Logo klicken, wird das DocSend-Fenster auf der rechten Seite der E-Mail geöffnet. Wie Sie in der folgenden Abbildung sehen können, sind in DocSend für Outlook verschiedene Registerkarten / Funktionen enthalten.

Sie können die Dokumente sehen, die bereits in DocSend unter `Eigene Dokumente` vorhanden sind. Im obigen Bild habe ich nur 3 Dokumente aufgenommen. Wenn die Liste jedoch lang ist, können Sie im Suchfenster nach dem gewünschten Dokument suchen. Sie können sogar ein Dokument mit DocSend für Outlook hochladen, wenn das gewünschte Dokument nicht in Ihrer Liste vorhanden ist.

Nachdem Sie das gewünschte Dokument ausgewählt haben, das Sie an Ihren Kollegen oder Freund senden möchten, können Sie seine Eigenschaften festlegen. Wenn Sie ein Dokument zum Senden per E-Mail auswählen, können Sie folgendes Fenster in DocSend für Outlook sehen:

Wie Sie im obigen Bild sehen können, können Sie für jedes ausgewählte Dokument

• auswählenAnonyme Anzeige zulassen (oder nicht zulassen)
• Herunterladen zulassen (oder nicht zulassen)
• Ablaufdatum festlegen (oder nicht festlegen)
• Kennwortschutz (oder kein Kennwort für das Dokument festlegen)

Jeder der 4 Registerkarten haben On und Off-Tasten auf der rechten Seite. Auf diese Weise können Sie entscheiden (und steuern), was der Empfänger mit dem Dokument tun kann. Wenn Sie beispielsweise "Aus" für "Download zulassen" auswählen, kann der Empfänger das Dokument nur anzeigen, aber nicht auf seinem PC herunterladen. Ebenso können Sie ein Ablaufdatum für das Dokument festlegen, indem Sie die Option "Ablaufdatum festlegen" aktivieren.

So können Sie in DocSend für Outlook auswählen, wann der Empfänger das Dokument in seinem Postfach sehen kann. Nach dem Ablaufdatum (und der Zeit) wird der Empfänger das Dokument überhaupt nicht sehen. Diese Funktion ist sehr nützlich für Dokumente, die eine begrenzte Lebensdauer haben, wie beispielsweise tägliche Berichte oder Statistiken.

Wenn Ihr Dokument nicht passwortgeschützt ist, machen Sie sich keine Sorgen! Sie können jetzt ein Passwort mit DocSend für Outlook festlegen. Klicken Sie einfach auf Ein / Aus-Taste vor `Passwort schützen` und Sie können das Passwort dann und dort einfügen.

Schließlich, nachdem Sie alle Optionen ausgewählt und die Eigenschaften für das Dokument festgelegt haben, können Sie jetzt senden Fügen Sie einen Link für das Dokument ein. Dies ist nichts anderes als DocSend für Outlook erstellt einen eindeutigen Link für das Dokument, das Sie senden werden. Dies wird in den E-Mail-Text eingefügt.

Der Empfänger wird diesen Link in der empfangenen E-Mail anstelle des Dokuments selbst sehen. Wenn der Empfänger auf den Link klickt, wird er im Browser geöffnet. Von dort aus kann der Empfänger das Dokument entweder anzeigen, herunterladen oder drucken, je nachdem, welcher Zugang Ihnen von dem Empfänger zur Verfügung gestellt wird. Das Fenster sieht folgendermaßen aus:

Neben den regulären Aktionen bietet DocSend für Outlook noch eine weitere interessante Funktion. Der Empfänger kann auf Basis des Dokuments über DocSend für Outlook Fragen stellen oder Fragen stellen.

Fazit

Wir denken, dass DocSend für Outlook ein gutes Werkzeug zum Verwalten der Dokumente ist. Die meisten Probleme, die mit Dokumenten verbunden sind, wie Senden, Schützen mit Kennwörtern und Verwalten der Empfängerliste, können mit DocSend for Outlook gut bewältigt werden. Sie können den Blog auf DocSend für Outlook im DocSend-Blog lesen.

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