Zusammenarbeit in Microsoft Office: Schmerzhaft, aber nicht unmöglich

Microsoft Office ist seit langem der Goldstandard zum Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von seriösen Dokumenten. Google Docs und andere webbasierte Konkurrenten haben Office jedoch um Längen geschlagen, da Dokumente und Dokumente in Echtzeit einfacher gemeinsam genutzt werden können.

Geben Sie die neuen Office-Suiten ein. Anfang dieses Jahres veröffentlicht, machen sie verlorenes Terrain wieder gut, indem Sie mit anderen Menschen durch eine Mischung aus Desktop- und Browser-Anwendungen zusammenarbeiten. Die Funktionen sind ein Schritt in die richtige Richtung, aber die neue Zusammenarbeit von Microsoft ist letztlich nicht so einfach wie es sein sollte.

Ob Sie ein Office 365-Abonnement kaufen oder Office 2013 Desktop-Software kaufen - oder sind bereits mit einem Lektüre lesen, um über die Agonie und Ekstase der Coediting zu erfahren.

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Ich testete Zusammenarbeit für Word, Excel, OneNote und PowerPoint, beide mit Kollegen auf ein Office 365 Small Business Premium-Konto und Personen außerhalb unseres Unternehmens, die nicht einmal über Office 2013 verfügen.

Zusammenarbeit mit Außenstehenden

Um ein Dokument für Mitarbeiter freizugeben, müssen Sie es zuerst online auf SkyDrive speichern.

Durch die Verwendung des SkyDrive-Cloudspeichers und der Office Web Apps können Sie mit dem neuen Office Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation freigeben und mithelfen.

Beispielsweise kann ein Dokumentersteller alle Personen einladen, ein Dokument in Word anzuzeigen oder zu bearbeiten Web-App. Gehen Sie in das Menü Datei und klicken Sie auf Teilen. Dadurch werden Optionen angezeigt, mit denen andere an Bord geholt werden können. Grundsätzlich erstellen Sie einen Freigabe-Link und senden ihn per E-Mail oder Instant Messaging, oder Sie können E-Mail-Einladungen für von Ihnen festgelegte Outlook-Kontakte generieren. Bevor Sie den Link erstellen oder senden, müssen Sie das Dokument in SkyDrive speichern.

Geben Sie die Arbeit in Word, Excel oder PowerPoint frei, indem Sie jemandem einen Link senden, mit dem er das Dokument anzeigen oder bearbeiten kann Der Empfänger klickt auf den Link, ein Browserfenster öffnet die Datei in der Word-, Excel-, OneNote- oder PowerPoint-Webanwendung. Beachten Sie, dass selbst dann, wenn Sie einen Link gesendet haben, der den Empfänger zum Bearbeiten des Dokuments autorisiert, derselbe Popup-Hinweis angezeigt wird, den alle Office-Apps generieren, wenn Sie ein Dokument per E-Mail oder Internetdownload öffnen unsicher sein, standardmäßig können Sie nur das Dokument lesen. Der Empfänger muss auf eine Schaltfläche klicken, um die Bearbeitung zu ermöglichen - ein merkwürdiger Schritt, da Sie einen Link erstellt haben, der ihn speziell dazu befähigt, das Dokument zu bearbeiten.

Sie und Ihre designierten Co-Autoren können gleichzeitig mit dem Dokument arbeiten einige Einschränkungen. In Word können Sie und Ihre Kollegen beispielsweise nicht denselben Absatz gleichzeitig bearbeiten. Wenn Sie dies versuchen, erhalten Sie eine Popup-Meldung mit diesem Effekt.

Wenn Sie eine Einladung zum Mitverfassen eines Dokuments annehmen, wird es in einer Webanwendung im schreibgeschützten Modus gestartet, selbst wenn Sie es bearbeiten Erlaubnis.

Darüber hinaus können Sie die Arbeit, die ein Co-Autor getan hat, nicht wirklich sehen, bis diese Person es speichert. Sie können in Echtzeit dankbar feststellen, dass jemand anderes an dem Dokument arbeitet, da die App die Namen der Mitautoren anzeigt. (Alternativ können Sie auch auf

Datei> Info für eine Backstage-Ansicht der gerade bearbeiteten Person klicken.) Wenn der andere Editor nicht bei einem Microsoft-Konto angemeldet ist, wird er als generischer 'Gast' angezeigt Gespeicherte Änderungen werden nicht automatisch angezeigt. Word benachrichtigt Sie stattdessen, dass Updates verfügbar sind, und Sie müssen speichern oder auf Aktualisierungsschaltflächen klicken, um die Arbeit eines Co-Autors anzuzeigen. Sobald Sie dies tun, werden Änderungen hellgrün angezeigt.

Co-Authoring funktioniert auch dann, wenn eine Person die Word Web App verwendet und die andere die Desktop-App verwendet. Das Gleiche gilt für OneNote, wo Änderungen automatisch erscheinen, auch in blassgrün hervorgehoben.

Mit Word, Excel und PowerPoint 2013 für den Desktop können Sie Dokumente mit Kollegen teilen, indem Sie E-Mail-Einladungen mit Anzeige- oder Bearbeitungsberechtigung erstellen.

Sie können nicht in Excel arbeiten, während eine Person im Desktop-Excel arbeitet. Wenn Sie dies versuchen, erhalten Sie eine Nachricht, dass die Tabelle gesperrt ist. Sie können jedoch in der Excel Web App mitverantwortlich sein, die in ihrer Funktionalität wesentlich eingeschränkter ist. Änderungen werden nur dann automatisch angezeigt, wenn ein Autor eine Zelle verlässt. Da sie nicht markiert sind, ist es nicht immer einfach zu erkennen, was ein Mitautor geändert hat. Aber die App zeigt an, wenn andere aktiv bearbeiten.

Änderungen werden im Nachhinein hervorgehoben.

Microsoft empfiehlt, dass PowerPoint-Koautoren entweder auf dem Desktop oder der Web-App bleiben und nicht beide gleichzeitig. Wenn eine Person die Desktop-Version verwendet und die andere im Browser funktioniert, werden die Änderungen möglicherweise nicht ordnungsgemäß gespeichert. PowerPoint-Änderungen müssen jedoch nicht gespeichert werden. Stattdessen werden sie angezeigt, nachdem ein Editor die Arbeit mit einem Objekt, z. B. einem Bild oder Textfeld, beendet hat.

Zusammenarbeit mit Kollegen

Die Office 2013-Desktop-Apps zeigen an, wer an Ihrem Dokument arbeitet links vom Fenster.

Personen, die in Organisationen arbeiten, die sich für einen Office 365-Geschäftsplan angemeldet haben, verfügen über Tools für die Zusammenarbeit, die in den Consumer-Versionen nicht verfügbar sind. Office 365 Small Business Premium und Office 365 Midsize Business bieten unter anderem gehostete SharePoint- und Lync-Server für Collaboration bzw. Unified Communications.

Das Erstellen von Dokumenten und das Einladen von Mitarbeitern als Viewer oder Editoren ist im Wesentlichen das Das gleiche gilt für die Verbraucher. Es gibt eine Eigenart, über die Sie jedoch Bescheid wissen sollten. Wenn Sie eine Einladung zum Bearbeiten eines Dokuments zum ersten Mal annehmen, startet Office 365 standardmäßig die entsprechende Webanwendung, selbst wenn Sie eine Desktopinstallation von Office 2013 installiert haben. Um im Desktop-Word zu arbeiten, müssen Sie auf

In Word bearbeiten klicken in der Word-Webanwendung und warten Sie, bis das Programm gestartet wird, ein zeitraubender zusätzlicher Schritt. Um ein Dokument, das Sie freigeben möchten, zu verfolgen, klicken Sie in der Einladung auf den Link Folgen

Ein Office 365-Administrator kann diesen Standard tief in den Einstellungen für die freigegebene Site ändern, sodass Dokumente in der Desktop-App gestartet werden. Es ist schade, dass Sie sich weder für den Desktop noch für die Web-App entscheiden können, bevor einer der beiden startet.

Beachten Sie auch, dass Sie zwar erwarten, dass das bearbeitete Dokument automatisch in Ihrem SkyDrive Pro-Arbeitsbereich angezeigt wird ist nicht der Fall. Dokumente werden standardmäßig nur in den SkyDrive-Dateien ihres Erstellers angezeigt.

Gefolgte Dokumente enthalten Links zu Dokumenten, die andere mit Ihnen geteilt haben. Sie können jedoch nicht die Liste der folgenden Dokumente im Standardbildschirm von SkyDrive Pro anzeigen.

Um ein von einem Mitarbeiter erstelltes Dokument erneut aufzurufen, müssen Sie auf einen Link zum Dokument klicken. Eine Möglichkeit besteht darin, die E-Mail-Einladung zu finden, die diesen Link enthält. Eine einfachere Route besteht darin, der freigegebenen Datei zu folgen, indem Sie in der ursprünglichen Einladung auf die Option

Folgen klicken. Durch diese Aktion wird in der linken Navigationsleiste Ihres SkyDrive Pro-Arbeitsbereichs unter Meine Dokumente eine Verknüpfung zum Dokument in Folded Documents eingefügt. Wenn Sie in Ihrem Office 365-Profil einen Newsfeed eingerichtet haben, werden Sie über Änderungen benachrichtigt zu Dokumenten, denen Sie folgen. Sie müssen jedoch auf

Gefolgte Dokumente klicken, um diese Dateien anzuzeigen. Microsoft hätte die Arbeit mit einer Schnittstelle erleichtern können, die neben den Benutzerdokumenten auch Folgefelder anzeigt. Chatten während der Zusammenarbeit

Es ist nicht offensichtlich, wie Instant Messaging in einem Dokument verwendet wird Office 365-Geschäftsumgebungen hatten mit dem Chatten zu tun. Wenn ich angemeldet bin, kann ich einen Kollegen aus der Outlook Web App per Sofortnachricht benachrichtigen, indem ich oben auf dem Office 365-Startbildschirm auf das Element Personen klicke. Aber wenn ich dann auf SkyDrive klickte, um an einem Dokument zu arbeiten, sagte mir ein Fenster, dass ich die IM-Sitzung beenden sollte, und ich konnte die Outlook-Webanwendung nicht für die IM verwenden, während ich an einem freigegebenen Dokument arbeitete. Microsoft sagte, das ist nicht so, wie es funktionieren soll.

Mit Lync können Sie Konferenzen und Chats vom Desktop aus durchführen.

Es stellt sich heraus, dass es eine andere Möglichkeit für IM in Office 365 gibt: Sie müssen die in der Office 2013-Desktopsoftware enthaltene Lync-Desktopanwendung starten und sich bei Ihrem Konto anmelden in Lync. Sie können dann Kollegen, die Dokumente aus dem Dokument bearbeiten, eine Nachricht senden, indem Sie in der Liste der aktiven Editoren auf ihren Namen klicken.

Oder zumindest theoretisch. In unseren Tests stellten wir fest, dass das IM-Symbol manchmal ausgegraut war, obwohl Lync die andere Partei als anwesend zeigte. Offensichtlich hat Microsoft viel zu tun, um den Chat für die Mitarbeiter mühelos zu machen. Die Entscheidung, zwei Chat-Dienste zu erstellen, die nicht miteinander verbunden sind, ist schwer zu verstehen, und das Starten einer separaten Anwendung, sobald Sie beim Web-Service angemeldet sind, ist ärgerlich. Das unberechenbare Verhalten von Lync ist das Sahnehäubchen.

Fazit der Zusammenarbeit

So sieht eine Einladung zur Zusammenarbeit in der Excel Web App aus. Von hier aus können Sie nicht gemeinsam mit jemandem, der den Desktop-Excel verwendet, mitarbeiten.

Microsoft möchte seinen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, an Dokumenten mitzuarbeiten, aber die neuen Office-Suites machen es nicht einfach. Die verschiedenen Prozesse für Co-Authoring in Kern-Apps sind verwirrend. Insbesondere in Word wird die Zusammenarbeit verlangsamt, da alle Beteiligten Dokumente speichern oder aktualisieren müssen, um die Änderungen des jeweils anderen zu sehen. Diese Einstellung steht in krassem Gegensatz zu Googles Textverarbeitungs-App, die Änderungen anzeigt, wenn Benutzer sie eingeben.

Auch die gemeinsame Nutzung von Dokumenten in Office 365-Geschäftsumgebungen ist unnötig unintelligent, sodass es schwierig ist, ein freigegebenes Dokument zu finden, das Sie nicht erstellt haben mit einem Kollegen beim Öffnen einer Datei chatten. Es ist schön, dass Microsoft Schritte in die richtige Richtung unternimmt, aber bis jetzt sind das bestenfalls kleine Schritte. Wenn Coediting ein regulärer Teil Ihres Workflows ist, ermöglicht das neue Office das, aber in Ansätzen. Sie können diese Macken sowohl innen als auch außen lernen, um sie umgehen zu können, oder stattdessen Google Apps for Business verwenden.