Bessere Möglichkeiten zum Teilen von Dokumenten

Eine der einfachsten Möglichkeiten, mit einem Geschäftspartner oder Kollegen zusammenzuarbeiten, besteht darin, ihnen ein Dokument per E-Mail zu senden, aber es ist auch eine der schwersten Gewohnheiten, die es zu lösen gilt. Und während E-Mail so weit verbreitet und fast augenblicklich ist, ist der Begriff der seriellen Zusammenarbeit - ich arbeite an dem Dokument, es an Sie senden und Sie arbeiten daran und senden Sie es zurück - ist ungeschickt. Die angehängten Dokumente können E-Mail-Systeme verstopfen oder durch Filter zurückgewiesen werden. Wenn mehr als zwei Personen daran arbeiten, muss jemand für die Lösung von Konflikten verantwortlich sein.

Es gibt bessere Möglichkeiten und ich werde Ihnen ein paar Alternativen zeigen. Um das Senden großer Dateien per E-Mail zu umgehen, gibt es wahrscheinlich ein Dutzend oder mehr Dienste wie YouSendIt.com, mit denen Sie die Datei hochladen und dann einfach per E-Mail die Leute benachrichtigen können, wohin sie diese herunterladen können. Aber das ist nicht sehr befriedigend, und eine bessere Option ist es, etwas wie Google Docs zu verwenden. Betrachten Sie dies als Ihre gemeinsame Festplatte in der Cloud. Jedes Office-Format und PDF kann nach Einrichtung eines Google Mail-Kontos auf den Google-Dienst hochgeladen werden. Das Problem ist, dass Sie sie immer noch seriell bearbeiten müssen.

Um dieses Problem zu umgehen, werfen Sie einen Blick auf Etherpad.com, das im Grunde eine Echtzeit-Webseite für Ihr Dokument einrichtet. Es weist eine zufällige URL zu, und dies ist sowohl gut als auch schlecht. Gut, denn sobald Sie die URL kennen, können Sie leicht auf das Dokument zugreifen. Schlecht, weil es keine Sicherheit mehr gibt, wenn Sie die URL kennen, damit jeder sehen kann, was Sie tun. Aber für eine schnelle gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit ist es unschlagbar. Sie haben ein Chat-Fenster auf der Seite, wo Sie Kommentare teilen können, und die Änderungen jedes Autors erhalten eine andere Hervorhebungsfarbe, so dass Sie ihre Beiträge schnell sehen können. Sie können auch zu zuvor gespeicherten Versionen zurückkehren. Dies ist eine sehr nützliche Funktion, wenn Sie versuchen, etwas zu finden, das im Bearbeitungsstream verloren gegangen ist. Und es ist kostenlos. (Es gibt einen ähnlichen Service von Textflow.com für 100 $ pro Benutzer und Jahr.)

[Lesen Sie weiter: Die besten TV-Streaming-Dienste]

Etwas sicherer und funktionsreicher ist Box.net. Dies begann als Online-Backup-Service (siehe meine Spalte hier), hat sich aber zu etwas mehr entwickelt. Ein Team von Personen kann eine Sammlung von Dokumenten teilen, die auf ihrer eigenen Webseite veröffentlicht werden. Sie können Volltextsuchen über diese Sammlung durchführen und Diskussionen mit Threads durchführen. Die Kosten betragen 15 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Und im Gegensatz zu Etherpad können Sie alle Arten von Dateien teilen, nicht nur Textverarbeitungsdokumente.

Der letzte Dienst, den ich erwähnen möchte, ist Drop.io. Dies ist wie Box, in der Sie eine Vielzahl von Dateien speichern können und dies sicher tun, wie Etherpad, indem Sie Echtzeit-Chat haben. Aber da ist noch viel mehr los. Das Tolle an Drop.io ist, dass Sie so viele Möglichkeiten haben, Informationen auf der freigegebenen Webseite zu erhalten. Sie können Inhalte per Web hochladen, per E-Mail senden, per SMS versenden, Facebook-Feeds senden oder sogar per Telefon oder Fax senden. Die Telefonanrufe werden als Audiodateien gespeichert. Sie können den Service kostenlos ausprobieren. Wenn Sie nur einen "Drop" oder eine freigegebene Seite erstellen möchten, die 10 US-Dollar pro Jahr für 1 GB Speicherplatz bietet. Es gibt andere teurere Pläne, wenn Sie mehr Speicher oder Funktionen wünschen. Ein weiterer Service, den Sie sich näher ansehen sollten, ist ContentCircles.com, das einen unbegrenzten Speicherplatz von 10 US-Dollar pro Monat bietet.

All dies sind großartige Alternativen zum Versenden der nächsten Datei per E-Mail und können Ihnen dabei helfen, Zeit zu sparen und die Frustration zu verringern der seriellen Zusammenarbeit. Lassen Sie mich wissen, was Sie von den Diensten halten oder ob Sie andere routinemäßig verwenden.

David Strom ist ein ehemaliger Chefredakteur von Network Computing, Tom's Hardware.com und DigitalLanding.com und ein unabhängiges Netzwerk Berater, Blogger, Podcaster und professioneller Redner mit Sitz in St. Louis. Er kann unter [email protected] erreicht werden.