So erstellen Sie Termine in Outlook schnell und einfach

Microsoft Outlook ist nach wie vor der am häufigsten verwendete Desktop-E-Mail-Client in Unternehmen auf der ganzen Welt. Das heißt, es ist wahrscheinlich auch die am häufigsten genutzte Plattform für die Planung von Besprechungen und Terminen.

Wenn es einen Termin gibt, muss ihm ein Datum und eine Uhrzeit zugeordnet sein. Was mich in diesem Bereich stört, ist, dass nicht alle Termine einen Zeitplan für absolute Daten erfordern. Manchmal müssen wir mit Referenzdaten arbeiten. Zum Beispiel eine Woche ab heute oder so etwas wie der 2. Dienstag im August.

Was machen Sie in solchen Szenarien? Wahrscheinlich navigieren Sie durch den Kalender, ermitteln das genaue Datum und treffen dann eine Auswahl. Glaubst du nicht, dass das eine Menge Aufwand ist? Ich glaube es ist und daher werde ich Ihnen einfachere und bessere Wege zeigen.

Der Trick dabei ist, dass Outlook als Eingabe für alle Datumsfelder eine natürliche Sprache verwenden kann. Das Tool versteht Ihre Abfragen und wandelt sie intelligent in ein Datum um. Und nicht viele Outlook-Benutzer wissen davon.

Beispiel 1

Ich möchte ab heute, dem heutigen 23.04.2014, einen Termin für eine Woche vereinbaren. Schauen Sie sich meine Eingabe und das Ergebnis an, wenn Sie die Eingabetaste drücken.

Beispiel 2

Wenn ich einen 2. Dienstag im August will, dann schreibe ich genau das. Beachten Sie, dass Sie anstelle von 2. Sekunde schreiben können. Sie können auch Tag- und Monatsabkürzungen wie Mo, Di, Mi… und Jan, Feb, März… verwenden.

Beispiel 3

Outlook versteht auch Feiertage, die jedes Jahr auf das gleiche Datum fallen. Interessanterweise können Sie sie als Referenz verwenden. Ich möchte eine Woche vor Weihnachten ein Treffen vereinbaren und das ist, was ich tun werde.

Einige Schlüsselwörter zum Erinnern

Die obigen drei sind nur Beispiele. Die Abfragen in natürlicher Sprache, die Sie erstellen können, haben kein Ende. Hier sind jedoch einige Schlüsselwörter, die Ihnen das Lernen erleichtern sollen:

• heute Morgen gestern
• übermorgen
• Tag, Woche, Monat, Jahr
• vor, nach, von
• jetzt, als nächstes, als letztes

Ich hoffe, die Keywords sind selbsterklärend. Wenn nicht, empfehle ich Ihnen, sie auszuprobieren, anstatt sie auswendig zu lernen.

Kombinieren Sie die Abfragen

Die Abfragen, die Sie schreiben, sind nicht atomarer Natur. Das heißt, Sie können mehrere Dinge gleichzeitig eingeben. Wie 2 Wochen 3 Tage von heute.

Sparen Sie mehr Zeit

Ein Date in natürlicher Sprache zu schreiben, scheint einfach, oder? Sie können jedoch mehr Zeit sparen, indem Sie die folgenden Verknüpfungen kennen:

• y für das Jahr
• Mo für Monat
• w für eine Woche
• d für den Tag

Darüber hinaus können Sie die Tage mit dem + -Symbol hinzufügen. Also, 3 Tage nach Weihnachten kann als 25.12 + 3d geschrieben werden. Oder Sie schreiben einfach 12/25 3d. Versuchen Sie es wie folgt: -

Hinweis: Sie können jedoch nicht das Minuszeichen (-) für dasselbe verwenden, wie Sie + verwendet haben. Sie müssen immer vorher verwenden.

Fazit

Ich wünschte, ich könnte auch die Betreffzeile aus meinen bestehenden Terminen als Bezugspunkte verwenden. Ich habe ein paar Fragen ausprobiert und verschiedene Ansätze festgelegt. Es scheint nicht zu funktionieren. Trotzdem wird die Forschung fortgesetzt. Wenn Sie eine Lösung dafür finden, teilen Sie sie uns mit. Bei GT möchten wir so viel wie möglich lernen und gleichzeitig teilen, was wir lernen.