In nur 10 einfachen Schritten zum Power User von QuickBooks

Es gibt einen Grund, warum QuickBooks die beliebteste Small Business Accounting Software bleibt. Intuit hat 13 Jahre lang seine Funktionen verfeinert. Da es jedoch jedes Jahr eine neue Version gibt, sind Sie möglicherweise nicht schnell genug, um QuickBooks einfacher und schneller zu verwenden.

Ob Sie Berichte erstellen oder Tastenkürzel zum Aufrufen wichtiger Informationen suchen, diese Tipps Sparen Sie Zeit und Tastenanschläge. Jeder Tipp ist mit dem QuickBooks-Ausgabejahr gekennzeichnet, in dem er zuerst erschien, und geht zurück zu QuickBooks 2010. Alles, was älter ist, wird einfach als vor 2010 angezeigt.

Machen Sie QuickBooks Ihren Wünschen entsprechend

QuickBooks bietet eine große Anzahl von Optionen an das Fenster Einstellungen, auf das Sie über das Menü Bearbeiten zugreifen können. Für jeden Präferenz-Eintrag erhalten Sie Registerkarten für persönliche und geschäftliche Optionen. Die persönlichen Optionen gelten nur für den aktuellen Benutzer, während die Unternehmensoptionen allen Benutzern angezeigt werden. Es lohnt sich, auf beide Registerkarten zu klicken, um alle Ihre Anpassungsoptionen anzuzeigen.

1. Wählen Sie Ihren Desktop (QB2010)

Desktop-Ansicht

Das Standard-Flow-Chart, das beim ersten Öffnen einer neuen Kopie von QuickBooks angezeigt wird, sieht aus wie in einer Buchhaltungsklasse, ist aber glücklicherweise nicht blockiert. In Einstellungen, Desktop-Ansicht können Sie einen anderen Startbildschirm auswählen, z. B. den beliebten Company Snapshot, indem Sie das gewünschte Fenster aufrufen und dann auf Speichern

2. Schnellere Suche (QB2012)

Suche

Mit der Suchfunktion von QuickBooks können Sie Elemente in Ihrer Unternehmensdatei oder in den Hilfedateien des Programms finden. Standardmäßig erscheint ein Suchfeld in der oberen Symbolleiste (aufgerufen in Ansicht, dann die Top Symbolleiste), aber unter Einstellungen, Suche können Sie entfernen es, und legen Sie auch fest, ob Sie eine Firma oder Hilfedatei suchen möchten. (Standardmäßig können Sie in QuickBooks bei jedem Suchvorgang aus einem Dropdown-Menü unter dem Suchfeld auswählen.) Auf der Registerkarte Firma können Sie außerdem angeben, wie oft QuickBooks Ihre Unternehmensdatei indexieren soll, damit die Suche die letzten Einträge widerspiegelt. QuickBooks empfiehlt die Indexierung in 30-Minuten-Intervallen, aber da die Indexierung das Programm verlangsamen kann, sollten Sie sich für längere Abschnitte entscheiden. Wenn Sie eine aktuelle Transaktion suchen müssen, können Sie in diesem Fenster immer auf die Schaltfläche Jetzt aktualisieren klicken.

3. Alte Nachrichten finden (vor QB2010)

QuickBooks verfügt standardmäßig über eine Reihe von Erinnerungen, die Sie deaktivieren können, indem Sie in der Nachricht das Kontrollkästchen "Nicht mehr anzeigen" aktivieren. Wenn Sie sie jedoch zurückholen möchten, wechseln Sie einfach in das Fenster mit den allgemeinen Einstellungen und klicken Sie auf das Kontrollkästchen "Alle Einmal-Nachrichten zurückholen". Hier können QuickBooks auch die Eingabetaste verwenden, um zwischen den Feldern zu wechseln, abgeschnittenen Text in QuickInfos anzuzeigen (oder zu unterdrücken), zwischen dem heutigen Datum und dem Datum der letzten Transaktion für neue Transaktionen auszuwählen und vieles mehr. Die Version 2012 und höher gibt Ihnen die Möglichkeit, QuickBooks im Hintergrund auszuführen, um den Start zu beschleunigen.

Besser mit Daten und Berichten arbeiten

4. Hinzufügen oder Bearbeiten mehrerer Listeneinträge (QB2011)

Mehrere Listeneinträge

Angenommen, Sie müssen eine QuickBooks-Liste aktualisieren, von Kunden und Lieferanten bis hin zu Diensten und Ersatzteilen. Die Hinzufügen / Bearbeiten mehrerer Einträge unter dem Menüeintrag Listen bietet mehrere praktische Möglichkeiten. Durch die Anzeige von Listendaten in einem tabellenartigen Rasterformat können Sie Spalten einfügen, entfernen oder verschieben sowie kopierte Excel-Zellen einfügen und neue Einträge eingeben. A Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle klicken, wird der Befehl "Nach unten kopieren " den Rest der Spalte mit dem Inhalt der Zelle ausfüllen. Verwenden Sie diese Option jedoch sorgfältig, da sie den vorherigen Inhalt überschreibt.

5. Bearbeiten eines Berichts vor der Ausführung (vor QB2010)

Ändern eines Berichts

QuickBooks vereinfacht das Optimieren von Berichten, aber Sie müssen nicht warten, bis der Bericht geöffnet wird, bevor Sie Änderungen vornehmen. Gehen Sie zu Einstellungen, Berichte und klicken Sie auf Fordern Sie mich auf, die Berichtsoptionen vor dem Öffnen eines Berichts zu ändern. Von nun an, wenn Sie einen Bericht auswählen, erhalten Sie ein Fenster mit seinen Optionen, bevor Sie den eigentlichen Bericht ausführen. Wenn Ihre Datensätze groß sind, kann dies eine echte Zeitersparnis bedeuten.

6. Berichte in Excel automatisch aktualisieren (QB2012)

Berichte automatisch aktualisieren

Viele QuickBooks-Benutzer exportieren Berichtsdaten gerne in eine Excel-Tabelle, wo sie Änderungen vornehmen können, die von Formatänderungen bis zum Hinzufügen von Formeln reichen. QuickBooks hat es vor einiger Zeit einfacher gemacht, die Tabellenkalkulation zu erstellen, indem man oben in den Berichten eine Excel-Schaltfläche einfügt, die ein Fenster mit Exportoptionen öffnet. Sie können sogar einige Excel-Optionen festlegen, bevor Sie die Daten exportieren, indem Sie auf die Schaltfläche Erweitert klicken.

Das Problem in früheren Versionen besteht darin, dass das Aktualisieren der angepassten Tabelle mit neuen Daten aus QuickBooks unordentlich sein kann. Formatierungsänderungen wurden beispielsweise nicht auf die neuen Daten angewendet. Die Ausgabe 2012 von QuickBooks aktualisiert die Excel-Exportfunktion, um mindestens einige dieser Probleme zu beheben. Sobald Sie eine Excel-Arbeitsmappe mit exportierten Daten erstellt haben, erstellt QuickBooks in Excel ein Menüelement, mit dem Sie die Tabelle aktualisieren können, ohne QuickBooks auszuführen.

Der Prozess ist immer noch nicht perfekt: QuickBooks fügt sogar ein Blatt in erstellten Excel-Arbeitsmappen hinzu Verwenden der Exportfunktion, um einige der Einschränkungen zu erklären. Es kann jedoch das Leben erleichtern, wenn Sie QuickBooks-Daten in Excel bearbeiten möchten.

Verknüpfungen und Menüanpassungen suchen

7. Wiedergeben von Favoriten (QB2011)

QuickBooks enthält so viele Standardberichte, dass das Auffinden von Berichten, die Sie regelmäßig aus seinen Menüs verwenden, lästig wird. Sie können das Surfen im Menü vermeiden, indem Sie Berichte als Favoriten markieren, indem Sie im Berichtscenter auf das Herz-Symbol unter jedem Berichtsstandard klicken, den Sie gespeichert haben oder im Bericht gespeichert haben. Danach wird es im Berichtcenter auf der Registerkarte "Favoriten" angezeigt, und es gibt sogar einen Befehl zum Ausführen der bevorzugten Berichte, mit dem alle diese Berichte mit einem einzigen Klick aktualisiert werden können.

8. Passen Sie die Symbolleiste an (vor QB2010)

Nehmen Sie nicht einfach die Symbolleiste, wie sie kommt!

Die Standard-QuickBooks-Benutzeroberfläche enthält Symbole für Elemente, die Sie möglicherweise nie benötigen, und manchmal die gewünschten fehlen. Sie können die Symbolleiste für die Verwendung von QuickBooks relevanter gestalten, indem Sie Symbole im Fenster Symbolleiste anpassen hinzufügen oder entfernen, indem Sie Ansicht und anschließend die Symbolleiste Anpassen auswählen. Oder erstellen Sie neue Symbole, indem Sie in diesem Fenster auf die Schaltfläche Erweitert klicken.

9. QuickBooks-Produktinfo (vor QB2010)

Das QuickBooks-Produktinformationsfenster bietet eine Fülle von Statistiken und anderen Details, die Sie für technischen Support oder andere Probleme benötigen. Unter anderem erfahren Sie, wann Sie Ihre Kopie installiert haben, die genaue Versionsnummer, Lizenzinformationen, Details zur Anzahl der Benutzer und Listenelemente und vieles mehr. Greifen Sie darauf zu, indem Sie auf Ihrem Windows-PC die Taste F2 drücken.

10. Pop-up-Rechner (vor QB2010)

Pop-up-Rechner

Wenn Sie während der Erstellung eines Kostenvoranschlags, eines Kundenauftrags oder einer Rechnung einige schnelle Berechnungen durchführen müssen, müssen Sie das QuickBooks-Formular nicht verlassen. Wenn Sie den Cursor auf ein beliebiges Dollarbetragsfeld gesetzt haben, klicken Sie einfach auf eine der Tasten + , - , * oder / (zusätzlich Subtraktion, Multiplikation oder Division), und ein kleines Taschenrechnerfenster erscheint.

11. Viele Tastaturkürzel (vor QB2010) : Leute, die Tastaturkürzel bevorzugen, um sich um grafische Menüs und Fenster zu klicken, haben in QuickBooks viele Optionen, von denen viele auf DOS-Ursprünge zurückgehen. Zum Beispiel CTRL-F ruft das detaillierte Suchfenster auf, um bestimmte Transaktionen aufzuspüren; CTRL-R erzeugt das Register, das der aktuellen Transaktion zugeordnet ist. Es gibt auch viele kontextabhängige Verknüpfungen, die nur für bestimmte Datentypen gelten. Wenn Sie beispielsweise in einem Datumsfeld arbeiten, wird durch Drücken von Y das Datum auf den ersten Tag des aktuellen Jahres geändert. Um die vollständige Liste der Tastenkombinationen anzuzeigen, rufen Sie zunächst die Hilfeseite QuickBooks zu diesem Thema auf. Von dort aus können Sie auf Listen für alle Verknüpfungskategorien zugreifen: Allgemein, Termine, Bearbeiten, Hilfefenster, Aktivitäten und Bewegen um ein Fenster.