5 Tipps für den Umgang mit verschiedenen Versionen von ms office

Die MS Office-Suite ist im Laufe der Jahre hinsichtlich ihrer Merkmale und Funktionen ausgereift. Was jedoch bei aufeinanderfolgenden Upgrades immer ein Problem war, ist die Kompatibilität neuer Versionen mit den älteren.

Wenn Sie nun verschiedene Versionen von MS Office verwenden oder mit Personen zusammenarbeiten, die eine andere Office-Version als Ihre verwenden, haben Sie es täglich mit diesem Problem zu tun. Sie wären jedoch froh zu wissen, dass Sie das Risiko von Problemen verringern könnten, indem Sie sich nur an einige Dinge erinnern und diese üben.

Lassen Sie uns sehen, was sie sind.

Siehe auch: Lernen Sie hier die Unterschiede zwischen MS Office 2013 und Office 365 kennen und verstehen.

1. Kennen Sie die Dateiformate

Office 2007-2013 verwendet im Vergleich zu Office 97-2003 andere Dateierweiterungen. Am Ende wird ein 'x' hinzugefügt, was auf die Verwendung von XML (Extensive Markup Language) hinweist.

MS Office Tool	97-2003	2007-2013
MS Word	doc	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Arbeiten Sie im Kompatibilitätsmodus

Wenn Sie eine 97-2003-Datei in einem 2007-2013-Produkt öffnen, wird die Datei im Kompatibilitätsmodus geöffnet. Sie können in diesem Modus weiterarbeiten, sodass Sie keine Dinge / Funktionen einführen, die nicht unterstützt werden.

Hinweis: Im Kompatibilitätsmodus können Sie die Funktionen von 2007-2013 nicht verwenden, obwohl Sie die Version der Software verwenden.

Idealerweise sollten Sie im Kompatibilitätsmodus weiterarbeiten, wenn Sie Ihr Dokument für jemanden freigeben möchten, der 97-2003 verwendet.

3. Für neue Funktionen konvertieren

Wenn Sie die niedrigere Version der Datei nicht freigeben möchten und wenn Sie sich in der höheren Version der Software befinden, sollten Sie die Datei konvertieren. Auf diese Weise können Sie die neuen Funktionen nutzen.

Um Ihr Dokument zu konvertieren, gehen Sie zu Datei -> Info -> Konvertieren, wie in der folgenden Abbildung gezeigt. Auf diese Weise wird die Originaldatei konvertiert und ersetzt.

4. Suchen Sie nach Problemen

Angenommen, Sie haben zwischen 2007 und 2013 gearbeitet, und am Ende Ihrer Arbeit stellen Sie fest, dass Sie das Dokument mit jemandem teilen müssen, der 97-2003 hat. Während der Arbeit haben Sie möglicherweise Funktionen verwendet, die von den niedrigeren Versionen nicht unterstützt werden.

In solchen Fällen ist es ratsam, vor dem Teilen nach Problemen zu suchen. Auf diese Weise verringern Sie das potenzielle Risiko von Datenverlust und Formatierung bei der Freigabe. Klicken Sie auf Datei -> Info -> Auf Probleme prüfen und korrigieren Sie dann die Angaben, nach denen die Software fragt.

5. Speichern Sie als 97-2003

Wenn Sie sich dafür entscheiden, das Dokument trotz der Arbeit an der höheren Version als 97-2003-Dokument zu speichern, prüft die Software automatisch, ob es kompatibel ist. Wenn es welche findet, wird es den Benutzer auffordern.

Dann wird das Teilen niemals ein Problem sein.

Cooler Tipp: Sind Sie jemand, der kein MS Office hat? Mussten Sie jemals eine solche Datei öffnen? Machen Sie sich keine Sorgen, Sie können sie öffnen, ohne MS Office installiert zu haben.

Fazit

Dies sind die einzigen grundlegenden Dinge, die Sie beachten müssen, wenn Ihre Arbeit die Zusammenarbeit mit Personen erfordert, die an verschiedenen Versionen von MS Office arbeiten. Nur ein paar zusätzliche Schritte und Sie können tatsächlich eine Menge Verwirrung ersparen, die aufgrund von Kompatibilitätsproblemen auftreten kann.