5 Power-Tipps zur Optimierung Ihres PDF-Workflows - richtungsweisende Technologie

Wenn Sie ein Kleinunternehmer oder Freiberufler sind, verarbeiten Sie wahrscheinlich viele PDFs. Ob Rechnungen, Kostenvoranschläge oder sogar Vertragsunterlagen, fast alles wird heutzutage als PDF versendet.

Wenn die Anzahl der PDFs zunimmt, wird das Verwalten der PDFs zum Problem. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, mit denen Sie Ihren Workflow optimieren können.

1. OCR-Dokumente mit FreeOCR

OCR ist eine großartige Technologie, die Ihre gescannten oder heruntergeladenen PDFs verarbeitet und den Text erkennbar macht. Dies kann besonders nützlich sein, um mit dem Scanner gescannte Seiten zu indizieren. FreeOCR ist ein kostenloses Dienstprogramm für Windows, das genau das tut.

Es ist eine einfache Anwendung, die Ihre PDFs durchsucht, deren Inhalt analysiert und den nicht auswählbaren Text im Bild- / PDF-Formular in normalen Text umwandelt, an dem Sie arbeiten können.

2. PDFs mit Foxit Reader erstellen und bearbeiten

Foxit Reader ist ein kostenloser PDF-Reader für Windows, der jedoch viel mehr kann als nur PDFs lesen. Die Benutzeroberfläche von Foxit ähnelt in gefährlicher Weise der von Microsoft Office, aber wenn wir die hellere Seite betrachten, werden sich Office-Benutzer wie zu Hause fühlen. Sie können ein Dokument in MS Word / Excel genauso wie jetzt erstellen. Statt des integrierten Export-Tools von MS können Sie stattdessen die stark verbesserte Option von Foxit verwenden.

Wichtiger Hinweis: Foxit Reader hat Adware (lästige Symbolleisten lesen) mit seinem Produkt ein- und ausgeschaltet. Behalten Sie also die Installationsschritte im Auge und achten Sie darauf, den benutzerdefinierten Installationsmodus anstelle des Standardinstallationsmodus auszuwählen.

Wenn Sie Foxit Reader installiert haben, sollten Sie die PDF-Optionen in Ihren Office-Programmen bequem im Menüband finden. Wenn Sie nach einem systemeigenen Ansatz zum Erstellen von PDFs suchen, ist Foxit ein Muss. Sie können mit Foxit auch PDF-Dateien mit Anmerkungen versehen und markieren.

3. Speichern Sie PDFs in Google Drive

Mit Google Drive erhalten Sie 15 GB kostenlosen Speicherplatz, den Sie gegen eine jährliche Gebühr erweitern können. 15 GB werden für die meisten von uns ausreichen. Warum möchten Sie Ihre PDF-Dateien überhaupt auf Google Drive hochladen? Nun, der gleiche Grund, warum Sie Sachen in die Cloud sichern. Eine Kopie online zu haben, macht immer Sinn.

Mit Drive können Sie weit mehr als nur PDF-Dateien sichern. Dank des Ordnerverwaltungssystems von Google Drive können alle Ihre PDF-Dateien systematisch abgelegt werden, wodurch sich die Abrufzeit später verkürzt. Sie können sie auch schnell an Ihre E-Mail-Adresse in Google Mail anhängen, wenn Sie eine PDF-Datei per E-Mail an eine andere Person senden möchten. Die hervorragende Funktion für Anhänge in Google Mail stellt sicher, dass ein Empfänger den Browser nie verlassen muss, wenn er sich nur einen Anhang ansehen möchte.

4. Aktivieren Sie OCR in Google Drive

Google Drive unterstützt OCR. Auf diese Weise werden Ihre OCR-PDF-Dateien gespeichert und Sie können direkt danach suchen.

Um diese Funktion zu aktivieren, klicken Sie auf Ihrer Google Drive-Seite auf das Symbol " Einstellungen" und aktivieren Sie unter " Einstellungen hochladen" die Option " Text aus hochgeladener PDF- und Bilddatei konvertieren". Jetzt wird jede von Ihnen hochgeladene PDF-Datei gescannt und in ein durchsuchbares Format konvertiert.

5. PDFs mit Google Drive (oder Evernote) durchsuchen

Nachdem alle Ihre gescannten PDF-Dateien OCR-fähig sind und an einem zentralen Ort hochgeladen wurden, kann sie sinnvoll eingesetzt werden. Mit Google Drive können Sie PDF-Dateien nicht nur nach dem Titel, sondern auch nach dem darin enthaltenen Text durchsuchen.

Wenn Sie sich also nicht an den Namen der gesuchten PDF-Datei erinnern, sich aber vage an deren Inhalt erinnern, kann Google Drive Ihnen sicherlich weiterhelfen.

Alternative: Evernote bietet ähnliche (und erweiterte) Funktionen, die jedoch nur für Evernote Premium-Benutzer verfügbar sind. Wenn Sie einer von ihnen sind, kann ich nicht empfehlen, Evernote zum Speichern und Indizieren Ihrer PDF-Dateien zu verwenden. Da Evernote eine Desktop-Anwendung ist, nimmt die Suche viel weniger Zeit in Anspruch, und die jüngsten Aktualisierungen der Evernote-Suche haben sie wirklich leistungsstark gemacht. Wenn Sie bereit sind, für einen Dienst zur Verwaltung Ihrer PDF-Dateien zu zahlen, sollten Sie sich auf jeden Fall mit Evernote befassen.