3 Versteckte Funktionen in outlook.com zur Steigerung der Produktivität

Wenn Sie regelmäßig Outlook-E-Mails verwenden, liegt dies wahrscheinlich daran, dass Sie zumindest ein wenig funktionierender und produktiver Mensch sind, der zur Gesellschaft beiträgt. Glückwunsch dazu. Aber es gibt immer etwas mehr Raum für jemanden, um die Produktivität zu steigern und die Dinge in den Griff zu bekommen.

Möglicherweise werden einige versteckte Funktionen in Outlook nicht lebensverändernd genug sein, um Ihre Produktivität zu steigern, aber diese Funktionen helfen Ihnen zumindest dabei, weniger wertvolle Zeit mit dem Sortieren von E-Mails zu verbringen. Also probieren Sie es aus.

1. Mit Sweep Junk Mail schnell loswerden

Möglicherweise haben Sie die Sweep- Schaltfläche in der Menüleiste oben auf Outlook.com gesehen, wissen aber nicht, was sie bewirkt. Es erlaubt Ihnen buchstäblich, die Unordnung in Ihrem Posteingang schnell und effektiv zu beseitigen. Wenn Sie eine E-Mail anzeigen, klicken Sie auf Sweep, um Schnellaktionen für diese E-Mail, zukünftige E-Mails oder deren Absender aufzurufen.

Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail als Teil eines Newsletters erhalten, den Outlook automatisch bearbeiten soll, können Sie Sweep darüber informieren. Sie können automatisch alle E-Mails dieses Absenders aus Ihrem Posteingang löschen, alle zukünftigen E-Mails des Absenders blockieren, die neueste behalten und den Rest automatisch von diesem Absender löschen oder E-Mails des Absenders löschen, die älter als 10 Tage sind.

Sweep ist anpassbar und an verschiedene Ordner und Kategorien anpassbar, sodass Sie diese E-Mails stattdessen archivieren können.

2. Verwalten und passen Sie Ihre Outlook-Kategorien an

Unabhängig davon, ob Sie es wissen oder nicht, nutzen Sie wahrscheinlich die Kategorienfunktion von Outlook. Dadurch werden verschiedene Arten von E-Mails automatisch in entsprechende intelligente Ordner sortiert und Inhalte angezeigt, auf die Sie sich konzentrieren sollten. In der Kategorie "Fotos" werden alle Fotos in einer E-Mail angezeigt und in einer schönen Galerie dargestellt. In der Kategorie "Versand-Updates" werden der Tracking-Code und die Aktualisierungen für ein Paket angezeigt.

Was Sie jedoch möglicherweise nicht wissen, ist, dass diese Kategorien vollständig anpassbar sind und Ihnen weit mehr zur Verfügung stehen, als Sie möglicherweise in der Seitenleiste aktiviert haben. Außerdem können Sie Ihre eigenen Kategorien hinzufügen und Regeln für E-Mails festlegen, die in diese Kategorien fallen.

Klicken Sie zum Anpassen der Kategorien auf das Symbol Einstellungen oben rechts in Outlook.com und wählen Sie im Menü die Option Kategorien verwalten. Hier können Sie auswählen, welche Kategorien in der langen Liste aktiviert (gefiltert) werden sollen und welche im Ordnermenü für den Schnellzugriff angezeigt werden sollen.

Sie können auch eine eigene Kategorie erstellen, indem Sie auf Neue Kategorie klicken.

Tipp: Wenn Sie eine neue Kategorie verwenden möchten, sollten Sie im Menü " Einstellungen" auf " Regeln verwalten" klicken und eine Regel erstellen, um verschiedene Arten von E-Mails automatisch in diese Kategorie zu sortieren.

3. Outlook.com verfügt über zahlreiche Tastaturkürzel

Sind Sie ein Fan von Tastaturkürzeln? Oder Sie suchen einfach nach schnelleren Möglichkeiten, um allgemeine Aufgaben in Outlook auszuführen. In beiden Fällen verfügt Outlook über eine Tastenkombination für nahezu jede E-Mail-Funktion, die Sie verwenden. Es gibt Dutzende, die alles vom Schreiben einer E-Mail über das Lesen einer E-Mail bis zum Ausführen einer Aktion abdecken.

Um die vollständige Liste der Tastaturkürzel anzuzeigen, die Sie verwenden können, drücken Sie einfach die Taste ? Schlüssel überall auf Outlook.com. Sie können sich auch den handlichen Screenshot oben ansehen.

Wie verwenden Sie Outlook.com?

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie Ihre Nachrichten „durchgehen“, Ihre intelligenten Kategorien anpassen und sich mit Tastaturkürzeln zurechtfinden, sind Sie auf dem Weg, ein Outlook-Profi zu sein - und jemand, der die mühsame Aufgabe der E-Mail zu meistern vermag.