11 Beste Microsoft Word Online-Tipps und Tricks

Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie eine dedizierte Office Suite auf Ihrem Desktop benötigen, um ein Word-Dokument zu erstellen. Heute benötigen Sie lediglich ein gültiges Office 365-Konto und können sofort auf Microsoft Word Online zugreifen. Von der Erstellung eines einfachen Dokuments bis zur Ausgabe kreativer Vorlagen können Sie mit Word Online so ziemlich alles tun.

Das ist jedoch noch nicht alles, was Word Online zu bieten hat. Sie werden überrascht sein, wie viele Funktionen die Online-Version von Word bietet.

In diesem Beitrag finden Sie 11 Tipps und Tricks, mit denen Sie Microsoft Word Online optimal nutzen können. Und keine Sorge, wir werden die üblichen Tricks in Bezug auf Word nicht behandeln.

Aber bevor wir beginnen, wollen wir den Unterschied zwischen der Offline- und der Online-Variante sehen.

Online vs. Offline: Was sind die Ähnlichkeiten

Sowohl die Online- als auch die Offline-Version von Microsoft ähneln sich in Bezug auf die Formatierung von Text weitgehend. In beiden Versionen finden Sie die grundlegenden Optionen für Zwischenablage, Schriftart, Absatz und Stile. Gleiches gilt für die Registerkarten Einfügen und Layout.

Sie werden jedoch nicht alle Offline-Funktionen wie 3D-Symbole, Diagramme oder Referenzen finden. Ein weiterer Unterschied ist, dass die Extras-Multifunktionsleiste der Online-Version im Vergleich zur Offline-Version sehr einfach ist. Sie können auch zu einer vereinfachten Version wechseln, indem Sie oben auf das Symbol für die vereinfachte Multifunktionsleiste klicken.

Nun, da wir Gemeinsamkeiten und Unterschiede festgestellt haben, können wir loslegen.

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1. Fügen Sie Mitbearbeiter hinzu und blockieren Sie den Download

Wenn Sie die Dokumentfreigabe in Google Text & Tabellen verwendet haben, finden Sie viele Ähnlichkeiten zwischen Google Text & Tabellen und Word Online. Nachdem Sie Ihr Dokument bearbeitet haben, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Freigeben.

Klicken Sie anschließend auf den Link "Jeder kann bearbeiten …" und Sie sehen vier verschiedene Optionen. Um bestimmte Mitarbeiter hinzuzufügen, wählen Sie Bestimmte Personen aus, klicken Sie auf Übernehmen und fügen Sie die Namen hinzu.

Sie können den Download eines Nur-Ansicht-Dokuments auch blockieren, indem Sie das Kontrollkästchen Download blockieren deaktivieren.

Cooler Tipp: Wenn Sie einen Link manuell freigeben, können Sie auch ein Ablaufdatum dafür festlegen.

2. Als PDF oder Dokument wie ein Profi speichern

Was ich an den Word Online-Dokumenten liebe, ist, dass Sie sie offline als DOCX-Dateien herunterladen und weiter daran arbeiten können. Die Umwandlung ist nahtlos und Sie werden den Übergang von online zu offline nicht einmal bemerken.

Tippen Sie dazu auf Datei> Speichern unter> Kopie herunterladen und öffnen Sie die DOCX-Datei in Office 365.

Ansonsten können Sie eine Kopie auch als PDF oder ODT herunterladen.

Pro-Tipp: Sie können ein Dokument auch direkt von der Word-Homepage herunterladen. Öffnen Sie das Menü Details und wählen Sie Download.

3. Bearbeiten Sie in Word Offline

Neben dem Speichern können Sie auch eine DOCX-Datei direkt auf der Desktop-Version von MS Word öffnen. Beachten Sie, dass Sie für Ihr Online- und Ihr Offline-Konto dieselben Anmeldeinformationen verwenden müssen.

Klicken Sie dazu auf In Word bearbeiten. Das ist es! Das Laden der Offline-Version kann jedoch einige Sekunden dauern.

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4. Kommentare hinzufügen und verwalten

Jetzt können Sie oder Ihre Teammitglieder einem freigegebenen Dokument Kommentare hinzufügen. Darüber hinaus können Sie auch Namen angeben, wenn eine bestimmte Handlungsaufforderung vorliegt.

Wählen Sie dazu den Teil des Texts aus, den Sie markieren möchten, und tippen Sie auf Einfügen> Kommentar.

Alternativ können Sie den Text markieren, mit der rechten Maustaste klicken und Kommentar hinzufügen wählen.

Benutzer können einen Thread auch als gelöst markieren (oder einen Kommentar löschen), wenn die Angelegenheit erledigt ist. Öffnen Sie dazu das Kommentarfenster, suchen Sie danach und klicken Sie auf das Dreipunktmenü.

5. Wo sind alle Header-Optionen?

Für den Offline-Benutzer ist das Fehlen der Header-Optionen möglicherweise enttäuschend. Mach dir keine Sorgen, sie sind immer noch da, obwohl ein bisschen versteckt.

Klicken Sie auf Einfügen> Kopf- und Fußzeile und geben Sie die Kopfzeileninformationen in die Textfelder oben und unten ein.

Klicken Sie nun ganz rechts auf Optionen, um alle verschiedenen Stile zu öffnen.

6. Stellen Sie Ihre bevorzugte Proofsprache ein

Bekommen die falschen Worte die Wut dieses roten Strichs? Wenn ja, ist es höchste Zeit, dass Sie die Standardprüfsprache von Word Online überprüfen.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Dokument, wählen Sie in der Liste die Sprache für das Proofing aus und klicken Sie auf OK. Und hey, überprüfen Sie den Status des Kontrollkästchens "Rechtschreibung nicht prüfen …".

7. Von einem langweiligen Word-Dokument zu einer schicken Webseite

Wussten Sie, dass Sie Ihre langweiligen Word-Dokumente in schöne Webseiten verwandeln können? Ja, das hast du richtig gelesen. Dank Microsoft Sway kann Ihr ganz normales altes Dokument den dringend benötigten Präsentationsschub erhalten.

Um ein Word-Dokument zu transformieren, klicken Sie auf Datei> Transformieren> In Webseite transformieren. Als nächstes müssen Sie eine Vorlage auswählen (Bokeh sieht ziemlich gut aus, wenn Sie mich fragen) und auf die Schaltfläche Transformieren klicken.

Sobald die Seite gerendert wurde, können Sie den Link für Ihr ausgewähltes Publikum freigeben. Das ist jedoch noch nicht alles. Sie können es mit einem Passwort schützen, damit der Link nicht in die falschen Hände gerät.

Was ich an dieser Transformation besonders schätze, ist, dass Sway nicht nur das Lesen erleichtert, sondern auch das Bearbeiten unglaublich einfach macht. Auf diese Weise ersparen Sie sich das erneute Teilen von Links mit Ihren Kunden oder Teammitgliedern.

Um die Option "Teilen" anzuzeigen, klicken Sie ganz rechts auf "Teilen". Wählen Sie eine der Optionen aus und klicken Sie auf Kennwort anfordern, bevor Sie das Menü Freigeben schließen.

Pro-Tipp: Auf Sway können Sie auch Text, Fotos und andere Karten gruppieren.

Schauen Sie sich Microsoft Sway an

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#Büro 365

Klicken Sie hier, um die Seite mit den Office 365-Artikeln anzuzeigen

8. Bereinigen Sie Ihre Word Online-Homepage

Wenn Sie häufig an der Online-Version von Microsoft Word arbeiten, müssen Sie bemerkt haben, dass die Homepage mit der Zeit ziemlich unordentlich werden kann. Es dauert nicht lange, wichtige Dokumente aus den Augen zu verlieren.

Zum Glück können Sie mit MS Word Online Ihre wichtigen Dokumente an die Spitze bringen. Alles, was Sie tun müssen, ist, auf das Dreipunktmenü zu klicken und Zu angehefteten hinzufügen auszuwählen.

Danach sind alle Ihre angehefteten Dokumente auf der Registerkarte Angeheftet verfügbar.

Wenn Sie sich für das Kachellayout entschieden haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie Zu angeheftet hinzufügen.

Cooler Tipp: Willst du einen sauberen Look? Einfach. Klicken Sie auf Vorlagen ausblenden.

9. Dateien nahtlos hochladen

Möchten Sie eine Offline-Datei hochladen? Ziehen Sie die DOCX-Datei an eine beliebige Stelle auf der Homepage. Den Rest erledigt das Tool. Das Gute ist, dass die Datei automatisch geöffnet wird, sobald der Upload abgeschlossen ist.

10. Betten Sie ein Word-Dokument ein

Mit Word Online können Sie Ihre Dateien und Dokumente auch über Ihrer Website oder Ihrem Blog einbetten. Den Code zu finden ist kinderleicht.

Klicken Sie auf Datei> Freigeben und wählen Sie die Option Einbetten. Wählen Sie den Code aus und fügen Sie ihn in Ihr Blog ein.

Pro-Tipp: Wusstest du, dass du die Privatsphäre von YouTube-URLs verbessern kannst?

11. Sag mir, was wünschst du dir?

Nein, kein Luzifer hier. Das ist eine MS Word Funktion. Mit dieser kleinen Suche können Sie nach Funktionen und Werkzeugen suchen, die Sie nicht finden können. Kann den Kommentar-Button nicht finden?

Geben Sie Ihre Suchanfrage ein und das raffinierte Suchfeld wird sofort mit dem entsprechenden Tool angezeigt. Cool, richtig?

Setzen Sie diese Tipps in die Tat um

So können Sie Word Online optimal nutzen. Teilen Sie uns mit, wenn wir Ihre Lieblingstipps und -tricks übersehen haben.

Weiter oben: Suchen Sie nach Tools zum Bearbeiten von PDFs? Lesen Sie den folgenden Beitrag, um einige coole Tools zu entdecken.