10 Tipps zum Beherrschen von Microsoft Outlook 2013

Das Verfolgen von E-Mails, Kalendern und Kontakten kann unzählige Zeit in Anspruch nehmen. Alles, was Ihre Arbeit in Outlook beschleunigt, kann Ihre Produktivität messbar steigern. Stellen Sie sich vor, Ihr Posteingang zeigt nur die Nachrichten an, die Sie sehen möchten. Überlegen Sie, ob Sie wichtige Kontaktinformationen in Sekunden finden können. Was wäre, wenn Sie endlich wüssten, warum einige der gehypten Outlook-Funktionen nicht wie angekündigt funktionieren?

Diese 10 Tipps helfen Ihnen dabei, durch Ihre Nachrichten und Agenda zu schlüpfen und insgesamt effektiver zu arbeiten.

1. Zeigen Sie Ihren Posteingang auf Ihre Art an

Sobald Sie den Bildschirm so eingerichtet haben, wie er aussehen soll, speichern Sie die Ansichtseinstellungen, damit Sie jederzeit zu ihnen zurückkehren können.

Beim ersten Öffnen Ihres Posteingangs wird eine Standardansicht angezeigt muss nicht so aussehen. Um die vielen Anpassungsoptionen von Oulook anzuzeigen, klicken Sie in der Multifunktionsleisten-Symbolleiste auf die Registerkarte Anzeigen und wählen Sie Ansicht ändern. Es gibt mehrere voreingestellte Ansichten, die Sie auswählen können, z. B. nur die neuesten.

Sie können auch auf der Registerkarte Ansicht Nachrichtenvorschau auswählen und Aus auswählen die Vorschau aus. Oder wählen Sie entweder 1, 2 oder 3, um die Anzahl der Zeilen des Nachrichtentextes unterhalb seiner Kopfzeile anzuzeigen. Sie können jede dieser Optionen entweder für den aktuellen Ordner oder für alle Postfächer konfigurieren.

Klicken Sie auf Einstellungen anzeigen, um Optionen zum Anpassen einer Ansicht anzuzeigen, z. B. zum Hinzufügen von Spalten oder zum Ändern der Reihenfolge. Mit den Arrangement-Optionen können Sie E-Mails nach Datum, Betreff usw. sortieren. Mit den Layoutoptionen können Sie den Ordnerbereich und den Lesebereich anpassen.

Nachdem Sie den Posteingang nach Ihren Wünschen eingerichtet haben, klicken Sie auf Ansicht ändern> Aktuelle Ansicht als neue Ansicht speichern. Geben Sie dann einen Namen für die Ansicht ein und geben Sie an, in welchen Ordnern sie verwendet werden kann und von wem. Kehren Sie in Zukunft zu dieser Ansicht zurück, indem Sie Ansicht ändern auswählen und Ihre gespeicherte Ansicht auswählen.

2. Neudefinieren, was eine E-Mail als bereits "gelesen" markiert

Nachrichten automatisch als schreibgeschützt markieren, wenn sie länger als eine vorgegebene Zeitspanne im Lesebereich angezeigt werden.

Outlook-Farben lesen E-Mails anders als Nachrichten, die Sie bereits gelesen haben lesen. Es ist jedoch zu einfach, eine E-Mail als gelesen zu markieren, wenn Sie sie nur kurz übersehen haben, wodurch Sie etwas Wichtiges übersehen können.

Um dies zu verhindern, wählen Sie Datei> Optionen> E-Mail. und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Lesebereich. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Elemente als gelesen markieren, wenn im Lesebereich angezeigt". Passen Sie die Anzahl der Sekunden an, die die Nachricht im Lesebereich angezeigt werden soll, bevor Outlook sie als gelesen markiert. Die Standardeinstellung ist 5 Sekunden. Nehmen wir an, Sie haben einen Wert von 30 Sekunden.

Wenn Sie eine Vorschau der Nachrichten im Lesebereich sehen, werden nur die E-Mails, die länger als 30 Sekunden angezeigt werden, automatisch als gelesen markiert.

3. Schreiben Sie Ihre eigenen Regeln für die Anzeige von Nachrichten

Ungelesene Nachrichten sind standardmäßig blau markiert, aber Sie können dies ändern.

Outlook 2013 bietet eine neue Möglichkeit, ungelesene Nachrichten anzuzeigen. Links neben der Nachricht in Ihrem Posteingang befindet sich ein blauer Balken, und der Nachrichtenkopf erscheint ebenfalls blau.

Dieses Blau wird mit bedingter Formatierung angewendet. Sie können jedoch sowohl die Farbe als auch die Schriftart ändern. Besser noch, Sie können Ihre eigenen Regeln schreiben und Ihre E-Mails mit Farben Ihrer Wahl formatieren.

Sie können E-Mails eine bestimmte Farbe zuweisen, je nachdem, wer sie gesendet hat oder welche Wörter in der Betreffzeile erscheinen. Wählen Sie dazu Ansicht> Einstellungen anzeigen> Bedingte Formatierung. Sie sehen die Regel Ungelesene Nachrichten und die blaue Farbe. Hier können Sie die Schriftart oder Farbe beliebig ändern.

Sie können auch auf Hinzufügen klicken, um eine neue Regel hinzuzufügen. Geben Sie zunächst einen Namen für die Regel in das Feld Name ein. Klicken Sie dann auf Font und wählen Sie eine Schriftart und Schriftfarbe für den E-Mail-Header aus. Klicken Sie abschließend auf Bedingung -Taste. Wenn das Filter-Dialogfeld geöffnet wird, wählen Sie die Optionen aus, die beschreiben, welche Arten von E-Mails mit Ihren neuen Einstellungen formatiert werden. Klicken Sie dreimal auf OK, um Ihre Einstellungen zu speichern.

4. Wiederherstellen der Aufgabenleiste

Sie können die Aufgabenleiste in Outlook 2013 anzeigen, aber sie funktioniert nicht so effektiv wie in der Vergangenheit.

Outlook 2013 deaktiviert die Aufgabenleiste standardmäßig, aber das ist es einfach zurückzubringen. Klicken Sie auf die Registerkarte Anzeigen, wählen Sie Aufgabenleiste,, und wählen Sie in der Dropdown-Liste die Elemente aus, die in der Aufgabenleiste angezeigt werden sollen. Die Optionen bestehen darin, die Aufgabenleiste Aus (Standard) zu aktivieren oder eine Kombination aus Aufgaben, Personen und Kalender anzuzeigen. Die Reihenfolge, in der Sie diese Optionen auswählen, bestimmt die Reihenfolge, in der sie in der Aufgabenleiste angezeigt werden. Zum Beispiel ist Task, zuerst ausgewählt, oben. Der zweite Eintrag, Personen, erscheint darunter und der dritte, Kalender, erscheint am unteren Rand der Leiste.

Die Aufgabenleiste funktioniert jedoch nicht mehr so in früheren Versionen von Outlook. Unabhängig davon, wie breit die Leiste ist, sehen Sie nur einen Kalendermonat. Wenn Sie für heute keine Termine geplant haben, werden keine Termine angezeigt, auch wenn Sie morgen Termine haben.

5. Verbinden Sie sich mit Ihren Social-Media-Accounts

Verwenden Sie den Dialog Social-Network-Accounts, um Outlook mit LinkedIn und Facebook zu verknüpfen, damit Ihre Kontaktdaten aus Outlook heraus zugänglich sind.

Wenn Sie Outlook mit Ihren Social-Media-Accounts verbinden, kann das People-Modul Zeigen Sie Daten zu Ihren Kontakten und deren Aktivitäten an.

Um ein soziales Netzwerkkonto mit Outlook 2013 zu verknüpfen, wählen Sie Datei> Info> Kontoeinstellungen > Konten für soziale Netzwerke. Stellen Sie eine Verbindung zu LinkedIn und Facebook her, indem Sie den gewünschten Dienst auswählen, Ihre Kontodaten eingeben und Outlook die Berechtigung zum Zugriff auf Ihr Konto erteilen. Details zu Personen in Ihrer Kontaktliste, die die von Ihnen hinzugefügte soziale Website verwenden, werden nun im Bereich Personen von Outlook angezeigt.

6. Bereinigen von Kontaktinformationen

Verwenden Sie die Funktion "Kontakte verknüpfen", um mehrere Kontakteinträge für eine Person miteinander zu verknüpfen, sodass die Informationen leichter zugänglich sind.

Neue Funktionen im Outlook-Modul Personen ermöglichen Ihnen den Zugriff auf Informationen zu Kontakten aus den Bereichen Facebook und LinkedIn.In einigen Fällen haben Sie mehrere Kontakteinträge in der Kontaktliste für eine einzelne Person mit unterschiedlichen Details an jedem Ort.

Sie können diese mehreren Einträge für einen einzelnen Kontakt verknüpfen, um die Daten an einem Ort zu vereinheitlichen. Klicken Sie auf den Kontakt, an dem Sie interessiert sind, und wählen Sie Start> Personen.

Klicken Sie rechts auf dem Bildschirm auf Kontakte verknüpfen,. Daraufhin wird ein Dialogfeld angezeigt den Kontakteintrag oder die Einträge für diese Person. Geben Sie im Feld Personen suchen einige identifizierende Informationen für diese Person ein, und Outlook gibt alle anderen Kontakteinträge zurück, die möglicherweise mit dieser Person übereinstimmen. Wenn sie dieselbe Person sind, klicken Sie auf diesen Eintrag, um die Details zu verknüpfen.

7. Kontrolle, wo Outlook standardmäßig sucht

Sie können Outlook 2013 so konfigurieren, dass es standardmäßig in den Ordnern Ihrer Wahl sucht.

Wenn Sie in Outlook nach E-Mails suchen, ist Ihr aktuelles Postfach der Standardspeicherort. Dies ist jedoch oft zu begrenzt. Wenn Sie beispielsweise alle übereinstimmenden Einträge in allen Postfächern zurückgeben möchten, müssen Sie diese Option für jede von Ihnen vorgenommene Suche aus der Liste im Suchfeld auswählen.

Alternativ können Sie den Standardspeicherort ändern Outlook verwendet für die Suche. Wählen Sie dazu Datei> Optionen> Suchen. Im Bereich Ergebnisse können Sie die Ergebnisse auswählen und eine der folgenden vier Optionen auswählen: Aktueller Ordner; der aktuelle Ordner, das aktuelle Postfach bei der Suche im Posteingang; Aktuelle Mailbox; oder Alle Postfächer. Wählen Sie die gewünschte Option und klicken Sie auf OK. Dies wird dann zum Standard für die Outlook-Suche, obwohl Sie es bei Bedarf natürlich auch nach Suchkriterien ändern können.

8. Entscheiden Sie, ob Quick Steps oder Rules

Quick Steps und Rules ähnliche Aufgaben ausführen sollen, aber es gibt eine klare Entscheidung, in welchem ​​Bereich zu welchem ​​Zweck sie verwendet werden soll.

Quick Steps wurden in Outlook 2010 eingeführt eine Methode zum schnellen Ausführen von Aufgaben in Outlook. Sie könnten sich jedoch fragen, warum Sie einen Quick Step anstelle einer Regel verwenden würden? Quick Steps sind flexibel, so dass Sie sie anwenden können, wenn Sie sie verwenden möchten - Regeln sind weniger flexibel und sobald sie eingerichtet sind, werden sie automatisch angewendet.

Die Antwort auf welche Sie diese verwenden sollten, hängt von Ihrer Aufgabe ab. Verwenden Sie Regeln zum Beispiel, wenn Sie eine Nachricht identifizieren können, die immer auf eine bestimmte Art und Weise behandelt werden sollte. Sie würden also eine Regel verwenden, wenn Sie alle eingehenden Nachrichten von Ihrem Chef in einen bestimmten Ordner verschieben möchten. Eine Regel funktioniert hier gut, weil die E-Mails Ihres Chefs durch die eindeutige E-Mail-Adresse leicht zu identifizieren sind.

Wenn Sie andererseits eingehende Pressemitteilungen in einem speziellen Ordner speichern, kann dies eine Aufgabe für einen Quick Step sein Ich weiß nicht im Voraus, von wem diese Emails kommen. Ohne eine Möglichkeit, eine E-Mail eindeutig als eine Pressemitteilung zu identifizieren, können Sie keine Regel schreiben, um die Nachricht automatisch zu verarbeiten. Sie können jedoch einen Schnellschritt erstellen, auf den Sie klicken können, um eine ausgewählte Nachricht in einen bestimmten Ordner zu verschieben. Der Quick Step kann nicht feststellen, dass eine E-Mail eine Pressemitteilung enthält - Sie müssen das tun -, aber es wird den Prozess des Verschiebens der E-Mail beschleunigen, wenn Sie entscheiden, dass sie verschoben werden muss. Sie können Quick Steps und Regeln im Bereich Mail von Outlook mit den Tools auf der Registerkarte Start erstellen.

9. Nutzen Sie die Favoriten

Machen Sie jeden Ordner zu einem Favoriten, so dass er oben im Ordnerbereich angezeigt wird und einfach zu finden und zu verwenden ist.

Wenn Sie ein paar E-Mail-Konten haben, kann Ihr Ordnerbereich voller Ordner sein Es ist zeitaufwändig, nach den Ordnern zu suchen, die Sie am häufigsten verwenden. Sie können die Suche nach diesen Ordnern vereinfachen, wenn Sie sie als Favoriten hinzufügen. Favoriten werden im Mail-Modul oben in der Ordnerliste angezeigt.

Wenn der Bereich Favoriten nicht angezeigt wird, wechseln Sie zu Mail und wählen Sie Ansicht> Ordnerbereich, und aktivieren Sie Favoriten. Jetzt können Sie einen beliebigen Ordner zu den Favoriten hinzufügen, indem Sie im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste darauf klicken und In Favoriten anzeigen auswählen. Sie können einen Suchordner sogar als Favoriten festlegen, damit er einfach zu finden und zu verwenden ist.

10. Verstehen Sie die Konsequenzen der Verwendung von IMAP

Wenn Ihr E-Mail-Dienst das IMAP-Protokoll verwendet, sind einige Funktionen von Outlook nicht verfügbar, einschließlich detaillierter Nachrichtenmarkierung.

Wenn Ihr E-Mail-Konto das IMAP-Protokoll verwendet, werden bestimmte allgemeine Funktionen nicht unterstützt Arbeiten in Outlook 2013. Dies wird ein Problem für eine zunehmende Anzahl von Benutzern sein, da IMAP Sie von jedem Gerät aus auf E-Mails zugreifen können. Dienste wie Hotmail und Google Mail beispielsweise verwenden IMAP für E-Mails.

Wenn Sie eine IMAP-E-Mail verwenden, können Sie in Outlook nicht mehr nur die Nachrichtenheader herunterladen und von dort aus entscheiden, welche Nachrichten heruntergeladen werden sollen. Stattdessen werden jetzt alle E-Mails automatisch heruntergeladen. Außerdem können Sie mit IMAP den Nachrichten keine detaillierten Flags hinzufügen. Flags sind entweder aktiviert oder deaktiviert und können nicht so eingestellt werden, dass sie unterschiedliche Bedeutungen haben. Sie können auch keine Nachrichten an Kategorien zuweisen, mit Ausnahme von Hotmail-Konto-Nachrichten.